同じ検査項目を繰り返し記録し、品番やロットから過去の結果を探す工程では、電子記録が候補になります。一方、都度の図示や様式変更が多く、端末を安定して使えない場所では、紙が扱いやすい場合もあります。迷うなら、紙の記入を残して検索用の項目を電子へ登録する併用も検討しましょう。どの方式でも、自社の検査基準や提出条件が求める記録を満たすことが前提です。
紙をなくすことより、検査した結果をその場で残し、後で根拠へ戻れることを目指します。まず今の帳票を一枚取り出し、誰がいつ記入し、後で誰が何を探すかを書き出してください。品質担当者が検査者と一緒にたどると、入力の負担と検索の困りごとを同じ工程で比べられます。下の表は、その検討を始めるための目安です。
| 状況 | 判断 | 最初の対応 | 次に照合すること |
|---|---|---|---|
| 毎日同じ項目を記録し、ロット追跡や集計がある | 電子化の試行を候補にする | 品番・ロット・工程・判定を必須項目にする | 端末、入力担当、通信不良時の代替記録 |
| 試作品などで項目変更・図示が多い | 紙での記入を候補にする | 紙の保管場所と索引を統一する | 検索したい項目を別に登録するか |
| 現場記入は紙が速いが、問い合わせ時に探せない | 併用を検討 | 項目ごとの正本と原票の保存条件を決める | 転記担当、入力期限、照合方法 |
検査の記入と、後で結果を使う場面から方式を選ぶ
この記事では、現場の紙様式へ手書きで結果を残す方式と、フォームや表計算、記録システムへデータとして登録する方式を比べます。電子でも使える検索や履歴の機能は仕組み次第です。媒体の名前だけで選ばず、記入、照合、訂正、検索、保管を実際に続けられるかを見ていきましょう。
最初に、取引先へ提出する検査成績書と、社内で使う受入・工程・出荷検査の記録を分けます。提出用は指定様式や承認手順に合わせ、社内用は対象品と結果の追跡へ結びます。共通する値があっても、そのまま社外へ渡してよいとは限りません。提出する範囲と照合・承認の担当を決め、元の記録との対応を残してください。
検査者の動作に沿って、紙と電子を比べる
紙は、短いメモや寸法の補足図をその場で加えやすく、通信やログインを待たずに使えます。端末を置きにくい場所にも合わせやすい一方、文字が読めない、記入位置が違うといった問題は後工程へ残ります。紙なら簡単と決めず、所定の安全な位置で検査と記入を行えるか、対象品を取り違えずに記録できるかを見ましょう。
電子では、選択肢や数値形式、必須欄を設けることで、入力ゆれや未記入を抑える設計ができます。ただし、必須設定だけでは測定値の正しさや検査の実施を保証できません。手袋、油、粉じん、端末の受渡し、通信切れを含む環境で、記録する動作を試してください。画面の機能数より、検査を中断せず正しい対象へ残せるかが判断の手掛かりです。
品質担当者と検査者が、「測定→規格照合→記録→判定→次品」の順に動作をたどります。片手がふさがる、図示がある、記入を後回しにすると対象が混ざるなど、工程ごとの条件を書きましょう。通信が不安定なら、所定の代替記録と後入力の担当も決めます。接続を調べる際は、現場Wi-Fiのつながりにくい場所を調べる方法も参考になります。
探す場面から、品番やロットの検索キーを決める
記録を電子にする理由の一つは、問い合わせや不良発生時に、条件を指定して探せることです。ただし、探す条件は用途で異なります。顧客からなら製番、不良範囲の追跡ならロット、工程の傾向なら日付や設備など、誰が何を手掛かりに戻るかを先に決めます。その条件から入力欄と記録の単位を設計すると、保存したのに探せない状態を減らせます。
基本の候補は、品番、ロットまたは製番、検査日、工程、判定、記録者です。品質担当者が識別方法と表記を決め、帳票の改訂後も同じ対象へ戻れるようにします。例えば先頭ゼロを含むロットを数値へ変換すると、元の番号と違ってしまいます。候補選択やバーコードも、読めた内容が対象品に対応するかを照合し、番号を推測で補わないようにしましょう。
紙を使う場合も、棚、背表紙、期間、品番帯を索引へ結べば探しやすくなります。保管時に索引を更新し、旧様式を使った記録の場所も残してください。スキャンしたPDFは閲覧に役立ちますが、画像だけでは実測値を列単位で集計できません。検索キーや結果を別に登録する場合は、原票と照合する担当を決め、転記値から元の記録へ戻れるようにします。
閲覧・訂正の権限と、適用した基準の版を残す
紙は同じ現場で回覧しやすい一方、離れた場所で同時に見るには工夫が要ります。電子なら共有しやすくなりますが、誰でも訂正できる状態にはしません。品質、製造、営業、外注先それぞれが読める範囲と、訂正・出力・外部提供の権限を分け、実際の利用者として許可外の操作ができないかまで試してください。
検査結果には、適用した図面や検査規格の番号と版を結びます。後から改訂された最新の規格だけでは、当時の判定根拠へ戻れないためです。変更日、対象工程・ロット、使用開始条件を残し、旧版の記録と基準は保存ルールに従って保管します。外部へ提出する際も、元記録から転記・出力した内容を所定の担当が照合し、承認してから渡します。
媒体を問わず、訂正・承認・保管の手順を決める
紙でも電子でも、対象品、検査項目、適用した規格、実測値または所定の結果、実施者と実施日時を追える形にします。紙を直す場合は、元の記載が読めるように残し、訂正日、訂正者、理由を付けましょう。読みやすく書き直すことだけを優先して、最初の記録や変更の経緯を失わない運用にします。
電子では、入力・訂正・照合の担当と時刻、変更前後を追えるかを試行前に調べます。共用端末でも、氏名欄を選ぶだけで本人認証にした扱いにはしません。役割と権限、履歴の保存を実装できるかを管理担当と試してください。電子上で承認する業務を選ぶ際は、小規模工場で電子サインを使う業務の選び方も参考になります。
記録ごとに、保管先、期間、閲覧者、照合・承認の担当、移管・廃棄の担当を決めます。保存期間は取引条件や適用する要求事項へ合わせ、紙か電子かだけでは決めません。電子を正本にする場合も、バックアップから戻せるか、サービス変更後も読める形で取り出せるかを試しておきましょう。保存した状態と、後で使える状態を分けて点検します。
紙・電子・併用を検討する10項目のシート
次の10項目は、検討の論点を見つけるための編集部案です。各項目を0〜2点で記し、0点側は紙、2点側は電子を検討する傾向として読みます。導入可否を保証する採点基準ではありません。品質担当、現場責任者、検査者が工程ごとに採点し、点差が出た理由と未解決の条件を残してください。工程名と採点日を付け、合計より内容を読み合わせます。
| 検討項目 | 0点 | 1点 | 2点 |
|---|---|---|---|
| 記入頻度 | 不定期 | 週単位 | 毎日または多数回 |
| 検査場所 | 端末を置きにくい | 条件付きで置ける | 端末を安定して使える |
| 項目の固定度 | 都度大きく変わる | 一部変わる | ほぼ固定 |
| 手書き図示 | 頻繁にある | 時々ある | ほぼ不要 |
| 検索頻度 | ほぼ探さない | 時々探す | 頻繁に探す |
| 検索キー | 識別が不統一 | 一部決まっている | 品番・ロット等が統一済み |
| 集計の用途 | 不要 | 手作業で集計する | 定期的に集計する |
| 共有先 | 記入者中心 | 同一部署内 | 複数部署・拠点 |
| 端末・通信 | 不安定 | 条件付きで利用可 | 安定して利用可 |
| 訂正・承認追跡 | 記載内容の照合が中心 | 一部の記録で追跡する | 記録ごとに追跡する |
目安として、0〜7点なら紙の索引・保管、8〜13点なら紙の記入と電子検索の併用、14〜20点なら電子化の試行を検討します。ただし、いずれも本記事の仮の区分です。端末・通信が0点なら代替記録と後入力を先に設計し、合計が高くても、品質基準、権限、保存、取引先の条件を満たせない方式は採用しません。低い点数でも、必須の追跡や承認を省く理由にはしないでください。
例えば、単発の試作品は項目変更や図示が多く、紙が扱いやすい場合があります。一方、日々の受入検査で品番・ロットから結果を探すなら、電子の検索が役立つ可能性があります。巡回検査は場所ごとの端末条件を比べ、紙と電子を組み合わせる方法も候補です。これらは工程名だけで決めず、実際の記入と検索を試した結果へ照らして判断します。
紙の欄を意味ごとに分け、電子記録へ結ぶ
紙の一つの欄へ値と判定、メモが混在していると、そのまま画面へ移しても集計しにくくなります。そこで、入力欄の意味を分け、元帳票のどの項目に対応するかを一覧にします。下の表は入力設計の例です。必須欄は自社の基準が求める内容から決め、入力の楽さを理由に既存の記録項目を削らないようにしてください。
| 入力項目 | 入力方法の目安 | 必須にする判断 |
|---|---|---|
| 品番・ロット・工程 | 候補選択または形式を統一 | 対象の追跡条件に従って設定する |
| 検査項目・規格値・単位 | マスター参照または選択 | 適用した基準を追える欄を設定する |
| 実測値・判定 | 数値欄と選択欄を分ける | 検査基準が求める値・結果を必須にする |
| 測定者・測定日時 | 入力者識別と日時を記録 | 所定の実施者・実施日時を残す |
| 使用測定器 | 測定器番号を選択 | 測定器まで追跡するなら必須 |
| 異常内容・処置 | 自由記述を残す | 異常時は内容・処置を必須にし、未入力と対象外を区別 |
| 照合・承認者 | 所定の照合・承認後に記録 | 照合・承認の手順に従って必須にする |
架空の1件なら、「品番：A-001、ロット：L-2401、工程：受入、検査項目：外径、規格値：10.00±0.05、実測値：10.02、単位：mm、判定：合格、測定者：担当者ID、測定日時：実測した日時、使用測定器：測定器番号、異常内容：なし、処置：対象外、承認者：所定担当のID」のように分けます。この例の10.02mmは記載した寸法範囲内ですが、それだけで製品全体の合格や出荷許可を示すものではありません。実際の規格・判定方法・承認条件は、自社の図面と検査基準に従います。
使用測定器を残すなら、記入時だけでなく、検査前に使ってよい状態かを調べる手順へ結びます。期限内というだけで、測る範囲や精度が適合するとは限りません。管理表は測定器の校正期限管理表の作り方、受入れの様式は受入検査記録表の項目と記入例を参考に、基準・現物・記録の対応を決めてください。
最初の1工程で試し、本番へ移す条件を決める
初回は、頻度が高く、項目が比較的固定され、過去記録を探す一工程を候補にします。全帳票を同時に移すより、入力設計と端末操作の問題を分けやすいためです。試用する範囲と本番の原本記録を品質責任者が決め、実施担当、照合・承認担当、対象工程、開始日を残します。試行中も所定の検査や保存を途切れさせない計画にしてください。
開始前には、下の5項目を工程別の試行記録へ書きます。役割を名前だけで埋めず、通信断で記録を切り替える場面や、誤記を訂正する場面を想定して担当へ渡してみましょう。誰が原票を受け取り、どの結果を照合すれば閉じられるかまでたどると、引継ぎの抜けに気付きやすくなります。
- 各項目の正本と、紙原票・提出済み資料の保存方法
- 記録の入力担当、内容を照合・承認する担当、帳票設定の変更担当
- 端末の置き場、充電、持出し可否、共用時のログイン方法
- 通信不良時に使う紙様式、後入力する担当者、入力期限、原紙の扱い
- 訂正の依頼先、訂正理由の残し方、試行終了後の記録の保管場所
この5項目が曖昧なままでは、紙と電子のどちらを直すかが人によって変わります。記録項目ごとに基準とする原本・正本と責任者を決め、片方を訂正した際の反映と履歴を結びましょう。電子を正本にしても、元の紙を直ちに廃棄してよいとは限りません。原票や承認記録の保存条件は別に守ります。
試行中は、記入時間、未入力件数、検索時間、訂正件数、担当者の困りごとを、対象工程と期間をそろえて記録します。通常時に加え、異常値、誤入力、通信断、復旧後の転記も試してください。採用前に品質責任者が結果を評価し、修正して再試験する範囲と本番移行の条件を決めます。共用端末の運用は、共用タブレットのログイン運用を決める方法も参考になります。
測定器の選択も記録の前提になります。デジタルノギスとマイクロメーターの違い｜図面から選ぶ基準を参考に、測る対象と基準に合う器具を選びましょう。電子入力の仕組みができても、測定方法の適合まで自動で保証されるわけではありません。
よくある質問
紙をスキャンしてPDFへ保存すれば、数値の集計もできますか？
スキャンは、紙の記載を閲覧・保管する方法として役立ちます。ただし、画像だけのPDFと、実測値を列ごとに検索・集計できるデータは区別します。品番、ロット、検査日、工程をファイル名や索引へ結び、数値を別途登録するなら原票と照合してください。文字認識を使う場合も、誤読や単位の取り違えを残したまま集計しないようにします。
紙と電子を併用するとき、何を正本にしますか？
訂正や照会の基準とする正本を、記録項目ごとに定めます。紙から転記する場合は、元の紙、電子データ、照合担当と時刻、移行する時点を結び、同じ記録を別々に直さない形にしてください。正本を定めることと、元資料を保存する義務は別です。原票や提出済み資料は、自社の規程と取引条件に従って保持します。
実測値と合否判定のどちらを入力すればよいですか？
実測値を残す範囲は、適用する検査基準や取引条件を優先します。そのうえで、寸法変動や規格境界付近の値を追う用途なら、合否だけでなく数値を検索できる形にすることが候補です。入力負担を減らす際も、求められた測定値を省いてはいけません。自動取込みや欄の分割を検討し、品質責任者の承認を経て設計を変えましょう。
通信断で紙へ切り替える手順は、どこまで決めますか？
代替紙様式の置き場、切替えの判断者、記入者、復旧後の入力担当と期限、原票の保存方法まで決めます。測定日時と電子への登録日時を分け、復旧時は原票と保存先を照合してください。切断直前の送信がすでに届いている可能性もあるため、記録IDを調べてから転記します。記録手段がない状態で検査や次工程を進めるかは、所定の手順と権限者の判断へ戻します。
参考にした公式情報
ISOの文書化した情報に関するガイダンスでは、紙や電子など複数の媒体を扱い、組織の活動に応じた情報を管理・保持する考え方が示されています。また、電子記録の監査向け資料は、版、権限、保存、障害時の対応などを扱っています。下の資料は管理方法を検討する参考であり、本記事の採点表や特定システムが規格に適合すると示すものではありません。
- ISO 9001:2015 Guidance on Documented Information
- ISO 9001 Auditing Practices Group｜Electronic Documented Information Systems
- 中小機構｜第12章 製造業 品質管理
資料に載る管理の考え方と、自社で満たす条件は分けて読みます。提出様式、記録の項目、承認、保存期間は、取引条件と適用する要求事項へ照らして品質責任者が決めてください。方式を変更した後も、過去の基準と記録へ戻れるかを実際にたどると、移行時の不足を見つけやすくなります。
まとめ
まず今の帳票を工程ごとに分け、記入する動作と、後で探す条件、共有する相手を並べましょう。10項目の表は論点を見つける目安として使い、合計点だけで採用を決めないことが要点です。次に、正本、原票、訂正と承認、障害時の代替記録を結び、一工程で試します。記入・検索の負担が変わっても、品質基準と追跡・保存の条件を満たしているかを評価してから、対象を広げてください。
