測定器の管理表には、次回校正予定日と、現在その用途に使ってよいかを分けて記録しましょう。期限内でも、落下や破損があればそのまま使えるとは限らないからです。機器ごとの管理番号を起点に、用途、校正周期、前回実施日、使用可否、証明書の保管先を1行で結び付けると、手配する担当も現場で使う人も判断の根拠をたどれます。
ノギスやマイクロメータ、温度計が増えるほど、期限だけの台帳では「今日使えるか」と「いつ手配するか」が混ざりがちです。この記事では、その二つを分ける一般的な管理表と、期限超過時の記録方法を説明します。顧客要求、適用する規格、法令や社内規程で管理方法が定められている機器は、そちらを優先してください。
| 状況 | 判断 | 最初の対応 | 次に照合する記録 |
|---|---|---|---|
| 期限まで余裕がある | 使用可の判定と、現物の状態を照合する | 使用の記録と最終使用日を更新する | 証明書番号と保管先の記録 |
| 手配開始日を過ぎた | 校正の手配対象 | 依頼先・返却予定日・代替器を手配する | 校正中の使用可否と現場表示 |
| 期限を過ぎた | 期限欄だけで使用継続は決めない | 使用を止め、台帳更新と現物の識別・隔離を行う | 最終使用日、対象工程、測定記録 |
| 日付や証明書が未登録 | 使用可否の根拠が不明な状態 | 使用を保留し、責任者へ照合を依頼する | 機器の識別情報、校正・照合の履歴 |
校正期限の一覧表は「期限」と「使用可否」を分けて管理する
校正とは、測定標準と測定器の値の関係を明らかにする作業であり、機器を調整することや、すべての用途への使用許可とは別です。そのため、証明書を保管しただけで台帳を「使用可」に変える運用にはしません。冒頭の表のように、期限欄で手配時期を追い、使用可否欄で現場の扱いを示すと、それぞれの担当が行う作業を分けられます。
たとえば校正から戻った機器は、対象範囲、結果と不確かさ、社内の受入基準、調整・修理の有無を判定担当が照合します。結果の評価が終わらない間は使用を保留し、破損があれば期限内でも停止します。以下ではこの状態を「校正・評価中」と記録します。2列を分けても判定を省けるわけではなく、使用できる用途と承認した人まで残す考え方です。
用途を3区分で考え、管理対象と制限を決める
まずは品質担当と機器責任者で、どの用途に使っているかを洗い出してみましょう。下の3区分は台帳設計のための例です。工程条件を決める表示計なども、製品の合否判定に直接使わないという理由だけでは対象から外せません。指定された管理を残し、参考用とする機器には使える範囲を示します。
| 区分 | 該当する使い方 | 期限・使用可否の管理 | 追加で残す情報 |
|---|---|---|---|
| 判定用測定器 | 製品の合否判定、出荷判定 | 期限と使用可否の両方を管理する | 判定対象、最終使用日、証明書保管先 |
| 参考測定器 | 段取り、傾向の把握、参考値の読み取り | 適用要求と社内ルールに従い、用途を制限する | 参考用の表示、用途制限 |
| 基準器・基準となる器具 | 社内照合や検証に使う基準 | 期限と使用可否の両方を管理する | 照合した機器の管理番号 |
上の表で参考用に分けた機器を、現場判断で合否判定へ流用しないようにします。また、保管中、故障中、廃棄予定の機器も、台帳の行は消さずに状態と変更日を残してください。過去の測定記録をたどる際、当時どの機器が使われていたかが分かるからです。廃棄後の保存期間も、顧客要求と社内の文書管理ルールに合わせます。
校正期限・使用可否管理表に入れる21項目と記入ルール
管理番号は、同型品でも個体ごとに分け、廃棄した番号を別の機器へ使い回さないようにします。たとえば「ME-001」を機器ラベル、測定記録、証明書の管理情報へ対応させれば、型式が同じでも履歴を追えます。番号の発行方法から決める場合は、スプレッドシートで連番を自動採番し管理番号を重複させない方法も参考にしてください。
以下の21項目を表の1行目へ貼り付け、日付欄には文字列ではなく日付の値を入力します。「判定根拠・処置」には状態名だけでなく、照合した記録、適用基準、判定結果、判定者と日付、次の担当を残しましょう。証明書を読んだという記録と、その用途への使用を許可したという記録を分けると、交代後も判断を引き継げます。
管理番号 測定器名 メーカー・型式 製造番号 測定範囲・最小読取値 用途・判定対象 保管場所 責任者 校正・検証区分 校正周期（月） 前回実施日 次回校正予定日 手配開始日 残日数 期限ステータス 使用可否 判定根拠・処置 校正証明書番号 証明書保管先 最終使用日 備考メーカー・型式と製造番号は、管理番号が指す現物を照合する手掛かりです。一方、測定範囲・最小読取値だけでは、その工程に適した測定器かは決まりません。用途・判定対象と、適用する基準や判定根拠を合わせて読めるようにします。最終使用日も残しますが、それだけで影響調査が完結するわけではないため、製品・ロット別の測定記録へたどれる運用にしてください。
校正・検証区分には、外部校正、社内照合、日常点検など、実際に行った方法を記載します。ただし、日常点検をしたことを指定の校正に置き換えないようにします。社内照合の場合は、証明書番号欄へ照合記録番号を入れ、その方法と基準器を追える形にします。元の証明書や結果記録は改変せず、判定記録から保管先を参照するほうがよいでしょう。
次の表は、欄の使い方を示す架空の記入例です。日付は説明用の表記なので、実際の台帳では採用した日付へ置き換えます。条件付き使用可の行は、条件と承認を記録済みという想定であり、備考が空欄のまま使用を始める例ではありません。
| 管理番号 | 測定器名 | 用途・判定対象 | 校正・検証区分 | 次回予定日 | 使用可否 | 判定根拠・処置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ME-001 | ノギス | 外径の合否判定 | 外部校正 | YYYY/MM/DD | 使用可 | 用途別受入基準との照合結果と判定者を記録済み。指定範囲で使用。 |
| ME-014 | 温度計 | 工程温度の記録 | 社内照合 | YYYY/MM/DD | 条件付き使用可 | 備考に承認済み範囲・期限・承認者を記録済み。その条件内で使用。 |
| ME-030 | 基準器 | 社内照合の基準 | 外部校正 | YYYY/MM/DD | 校正・評価中 | 使用は保留。代替基準器の手配と評価を進行中。 |
次回校正予定日・残日数・期限ステータスを自動表示する
次回校正予定日は、承認した周期と前回実施日から求められます。ただし、計算結果より優先する指定日がある場合は、その根拠に従います。JEMICの「校正の有効期限（校正周期）について」でも、校正時点の状態と、その後の変化を分けて説明しています（https://www.jemic.go.jp/kousei/technicalcolumn-2025.12.html）。用途、使用頻度、環境、過去の結果を基に周期を決め、代替器の都合だけで期限を延ばさないようにしましょう。
下の式は、K列が前回実施日、J列が校正周期（月）、L列が次回校正予定日、M列が手配開始日、N列が残日数、O列が期限ステータスの場合です。日付だけの値を使い、周期は承認した正の整数月を入力する前提です。空欄、当日、期限翌日、月末を試してから適用してください。当日中を期限内とする日単位の例なので、時刻指定や使用前の締切がある運用にはそのまま使えません。
L2（次回校正予定日）: =IF(OR(A2="",K2="",J2=""),"",EDATE(K2,J2))
N2（残日数）: =IF(OR(A2="",L2=""),"",L2-TODAY())
O2（期限ステータス）: =IF(A2="","",IF(L2="","日付未登録",IF(N2<0,"期限超過",IF(M2="","手配日未登録",IF(TODAY()>=M2,"手配対象","手配開始前")))))手配開始日は、校正への輸送、所要日数、返却後の受入判定、代替器の準備から逆算します。30日前は設定例にすぎません。「至急手配」としたい機器は、数式のあるO列を手書きで上書きせず、Q列の処置欄へその理由と担当・期限を記載します。これなら、至急手配の表示を残すために期限判定の式を失うことも避けられます。
色を使うなら、期限超過は赤、至急手配を記した処置欄は橙、手配対象は黄、使用停止はグレーなど、表示する欄と意味を決めます。ただし、色が重なっても読めるよう状態名を文字で残してください。式が示すのは手配時期であり、「手配開始前」と表示された行を自動的に使用可へ変えるものではありません。
使用可否の選択肢と校正結果を受けた判定欄を作る
使用可否は自由な言い回しを減らし、表と機器ラベルで同じ状態名を使いましょう。下の選択肢を使う場合も、誰が変更できるかを先に決めます。依頼担当が校正日を更新しただけでは、使用可の判定まで終わったとは扱いません。判定根拠・処置欄に判定者と日付を残し、ラベルを更新する担当へ渡します。
- 使用可
- 条件付き使用可
- 使用停止
- 校正・評価中
- 廃棄・保管
条件付き使用可は、制限を付ければ何にでも使えるという意味ではありません。権限のある人が用途への適否を判断し、使用範囲、期限、承認者、代替措置を記録した場合の選択肢です。たとえば「参考測定のみ、YYYY/MM/DDまで、品質責任者承認。合否判定は使用可と判定されたME-001で実施」と示します。表だけでなく現物にも用途制限を表示し、条件が失効したら使用を保留します。
校正結果が戻った後は、依頼した範囲と結果を受入基準へ照らし、調整・修理後の評価や使用前点検も含めて判定します。社内照合なら、方法、基準器の管理番号、その基準器が使用可能だった根拠も残しましょう。使用可に戻す日だけを上書きすると、停止中の履歴が分からなくなるため、元の結果と処置の経過を保存します。
期限超過時は使用を止め、4段階で影響と処置を追う
期限超過を見つけたら、月次の見直しを待たずに使用を止め、識別して誤使用を防ぎます。ただし、期限を過ぎたという事実だけで、過去の全製品を不適合とも、影響なしとも決められません。品質担当または代行者が、下の4段階で使用履歴と測定結果への影響を追い、判明していない箇所は調査中として残します。
- 該当機器の使用可否を「使用停止」に変更し、現場で使用中の機器は識別して隔離する。
- 使用した期間・工程、対象製品・ロット、最終使用日、関連する測定記録を調べる。
- 校正・点検結果と適用基準を基に、測定結果への影響と製品の処置範囲を評価し、根拠を残す。
- 決定・承認された再校正、修理、廃棄、代替器の手配を実施し、結果と完了日を残す。使用再開は別に判定する。
上の列配置では、最終使用日はT列です。判明した日付を入れ、P列を「使用停止」、Q列を「期限超過で停止・隔離。使用履歴と測定記録を調査中」とします。S列は証明書保管先なので取り違えないようにしてください。最終使用日が不明なら推測で埋めず、調べる担当と期限を置きます。影響する製品の保留や顧客対応、使用再開は、所定の不適合処置手順と承認に従います。
月1回の見直しと日々の変更記録を分ける
台帳は月次で見直す日を決めつつ、使用・移管・故障などの変化があったときにも更新します。月1回だけの更新では、その間に壊れた機器が使用可のまま残るためです。品質担当が期限と未処置行を抽出し、機器責任者が現物・ラベル・使用履歴を照合する役割に分けると進めやすいでしょう。実施日、担当、次の処置と期限は別シートなどへ残します。
- 期限欄の「期限超過」「手配対象」「日付未登録」「手配日未登録」と、処置欄の「至急手配」を抽出して未処置を追う。
- 校正依頼中の機器は、代替器の使用可否、停止表示、返却予定日を照合する。
- 新規購入・移管・故障・廃棄を台帳へ反映し、履歴と現物表示を合わせる。
- 証明書番号と保管先をたどり、担当者が該当記録を読める状態かを試す。
- 見直した日、実施者、手配・調査の担当と期限、未解決の内容を記録する。
上の作業で日付未登録や手配日未登録が残ったら、先に登録担当と期限、登録までの使用可否を決めます。空欄を自動で見つけても、埋める人がいなければ状況は変わりません。行数が増えた段階で、Apps Scriptによる未入力行の抽出を検討するのもひとつです。
管理番号・QRコード・通知を追加して現場で使いやすくする
ラベルの管理番号は台帳と照合し、同型機への貼り間違いを防ぎます。QRコードを加える場合も、読めたことと正しい機器の履歴を開いたことは別です。利用者の閲覧権限、資料の更新担当、通信できない場合の参照先を決めたうえで、QRコードで設備点検履歴を開く仕組み｜誤参照を防ぐ作り方の手順を参考にしてください。
期限前の通知は、担当へ手配を促す手段として使えます。ただし、メールの送信だけでは依頼や受領が済んだとは扱えません。担当と代行者、反応がない場合の連絡先を決め、Apps Scriptで納期前日に未完了案件を通知する方法を応用する場合も、校正の手配開始日に合わせた対象条件と重複送信防止を試してから使いましょう。
よくある質問
校正周期はメーカーや校正会社が決めてくれるものですか？
校正機関から案内を受けることはできますが、使用者側でも用途、環境、使用頻度、過去の結果と適用要求を基に周期を決めます。前回と同じ月数を毎回使うだけでなく、用途や機器の状態が変わった際には見直してください。変更は理由と承認者、適用日を残し、期限を過ぎてから記録上の日付だけを延ばす運用にはしません。
校正期限を過ぎた測定器は、過去のどの測定結果から調べますか？
使用履歴と測定結果への影響を評価したうえで、対象範囲を決めます。まずは使用停止・隔離を行い、最終使用日だけでなく、いつからどの工程・製品・ロットへ使ったかを追ってください。点検・校正結果、過去の状態、顧客要求を基に品質担当が判断し、範囲を絞った理由も記録します。調査前に全件問題なしとすることは避けます。
校正証明書に合否判定が書かれていない場合、使用可否はどう決めますか？
証明書の対象範囲、測定結果、不確かさなどを、用途別の受入基準へ照らして判定します。合否記載がないこと自体を不合格とも使用可とも扱いません。基準がまだない場合は、品質責任者が適用条件と判定者を定め、評価が終わるまで使用を保留します。校正を受けたという記録と、製品判定に使えるという判断を分けましょう。
社内で基準器と照合する測定器も、管理表に校正証明書番号を入れるべきですか？
外部証明書を発行しない方法なら、その欄へ社内照合記録番号と方法が分かる情報を入れられます。単に空欄を埋めるための番号ではなく、照合日、使用した基準器、結果、判定者へたどれる番号にしてください。また、記録欄が埋まっていても、指定の外部校正を社内点検へ置き換えられるわけではありません。
まとめ
まずは用途から管理対象を決め、管理番号で現物・測定記録・証明書を結び付けてみましょう。そのうえで期限と使用可否を分け、期限超過や異常を見つけた際の停止、影響評価、再開の承認まで担当を決めます。月1回の見直しでは期限超過件数、手配対象の未処理件数、日付未登録件数を追いつつ、日々の使用履歴と現物表示も合わせてください。通知やQRは、この運用が回ってから加えるほうがよいでしょう。
