勤怠時間と作業日報の工数が合わないときの照合｜差の理由を記録して確かめる

勤怠は長いのに日報の工数が少ないと、日報の書き忘れを疑いたくなるかもしれません。しかし、受注別の作業だけを記す日報には、朝礼や清掃が入っていない場合もあります。まずは同じ人・日付・時間の種類を比べているかを照らし合わせましょう。合計を無理に一致させる前に、記録の範囲と当日の仕事をたどることから始めます。

作業日報は、仕事の進み方や受注別の工数を見るための資料です。その合計だけで、給与計算に使う勤怠を置き換えることはできません。日報が空欄でも、その間に働いていなかったとは限らないからです。本記事では、両方の原記録を残し、差が出た時間帯の仕事を確かめる方法を説明します。

まず「何の時間か」をそろえる

たとえば「勤怠480分、日報390分」だけを見ても、どちらが誤っているかは分かりません。勤怠側が実際の労働時間なのか、休暇なども含む給与計算上の時間なのかを先に区別します。日報側も、個人の人時間、班全体の人時間、機械の運転時間では意味が異なります。下の表に沿って、比べる対象をそろえてください。

表のうち、単位は見落としやすい項目です。1時間30分は90分で、小数の時間なら1.5時間となります。日報に「1.30」と書かれていても、時分表示なのか小数なのかで意味が変わるため、表示方法を決めてから集計しましょう。開始・終了の時刻から求める方式と、作業者が分数を書く方式が混在する場合も、どの値を使った計算かを残します。

打刻と日報の間にある仕事を時間帯でたどる

次は、日報に載っていない時間の実態を調べます。厚生労働省の労働時間の適正な把握に関するガイドラインは、使用者の指揮命令下に置かれた時間を、実際の行動に即して判断する考え方を示しています。指示された準備・後片付け、すぐに業務へ応じるため自由に離れられない手待ち、参加を義務付けられた研修なども対象です。日報の「加工」欄に記載がないという理由だけでは除外できません。

また、打刻から打刻までの時間も、数字だけで確定させません。休憩を実際に取れたか、打刻の前後に業務がなかったかを、本人・管理者の説明と記録でたどります。入退場やパソコンの利用記録も手掛かりになりますが、在場時間と労働時間が常に一致するわけではありません。記録の差をきっかけに、何をしていた時間かまで調べます。

架空例：勤怠480分と受注別日報390分の差

架空例として、8時30分から17時30分までの9時間のうち、自由に使えた休憩が60分だった日を考えます。打刻前後の業務も調べ、この日の実労働時間は480分と分かったものとします。一方、日報には受注A180分、B150分、C60分が記載され、合計390分でした。ここで、日報が少ないから勤怠も減らす、という処理には進みません。

差は480−390＝90分です。そこで当日の時間帯を順にたどったところ、受注別の日報には書かない運用だった、次の業務が見つかりました。この例では、表にある各業務を行った事実と時間を、記録や本人の説明から確かめられたものとします。

上の表を読むと、受注別の工数390分に、それ以外の業務90分を加えれば、実労働時間480分と対応します。この場合、勤怠を390分へ減らすのではなく、日報との違いを照合記録に残します。日報が受注作業だけを扱う設計なら、無理に受注へ配分せず、別の照合欄へ「差90分・内訳と根拠を照合済み」と残す方法もあります。

ただし、差の90分を先に朝礼や清掃へ割り振ってはいけません。上の表は、行動と時間を調べられた架空例であり、差を埋めるための配分例ではないからです。説明が付かない時間は調査中として残し、本人の説明や当日の指示・作業記録をたどります。分からない時間を、推測で働いていなかったことにしないようにしてください。

日報のほうが長いときは、重複と集計条件を見る

逆に日報のほうが長いなら、転記時の二重登録や作業の重複、人数の数え方を調べます。たとえば、1人が2台の機械を同時に見た60分を、人の時間として各60分付けると、同じ時間を重ねて集計します。機械2台の運転が合計120台・分であることと、その人が120分働いたことは別です。人と機械の列を分けて、元の時間帯へ戻りましょう。

重複が見つかった場合は、該当する日報の集計や受注への配分を直します。ただし、それを理由に、実態を調べ終えた労働時間まで一緒に減らすことはできません。一方、日報の作業時刻が打刻の外にあるなら、日報を消して合わせるのではなく、勤怠管理の担当者が打刻前後の業務を調べます。訂正するのは、根拠をたどって誤りだと分かった箇所です。

合計が一致した日も、それだけで照合完了とはしないでください。受注の付け違いと記入漏れが相殺されていることもあるため、作業者・受注番号・時刻の対応まで見ます。また、細かい端数処理で差が積み重なっているなら、元の時刻と丸める前の値を残して担当者へ渡します。作業分析のための丸めと、給与計算上の扱いは分けて調べましょう。

差を調べる手順は、原記録を残して進める

1. 対象者と勤務日を選び、勤怠・日報それぞれの元の値と記録番号を残す。班の工数や休暇の時間を混ぜない。
2. 時刻・分・小数時間を区別し、夜勤の日付の区切りと、休憩をどこで引いたかをそろえる。
3. 始業から終業までを時間帯順にたどり、受注作業・共通業務・休憩・調査中の区間を並べる。
4. 本人と照合担当者で、記入漏れ・二重登録・記録範囲の違い・打刻前後の業務を調べ、差の根拠を残す。
5. 誤りがあった箇所は、元の値・訂正理由・照合担当者・訂正日時が追える形で直す。調査が残る区間には、担当者と次に経過を追う日を付ける。

照合用の欄は「日付／作業者／勤怠の実労働分／日報の人・分／差／該当時間帯／理由／根拠資料／担当者／調査状況」を用意すると、調べた経緯を追えます。受注別の日報と間接業務の記録を分ける場合も、同じ日付・作業者へ結び付けておきます。差をすべて「その他」で閉じず、繰り返し出る業務は翌月の記入欄へ反映すると、次の照合で探し直す手間を減らせます。

日報の改善を、労働時間の把握につなぐ

なお、厚生労働省の労働時間の適正な把握方法に関するQ&Aでも、客観的な記録などを基に始業・終業時刻を把握する方法や、自己申告と実態に大きな隔たりがある場合の調査を説明しています。申告できる時間へ上限を設けるなど、正確な申告を妨げる運用にしてはいけません。日報の標準工数を超えたからといって、実際の労働時間をその枠内へ書き換えることは避けます。

日報の欄を変える際は、作業日報の項目と書き方を参照し、どの業務を記す表かを先に決めましょう。紙から電子への転記で重複が出る場合は、紙の作業日報と電子日報の比較も参考になります。ただし、作業改善のために待ちや中断を別区分にしても、その区分名だけで勤怠から除外できるわけではありません。

この表は差の理由を追うための記録であり、個別の残業代や休憩の適法性を判定するものではありません。労働時間に当たるか判断が分かれる事実は、社内の労務担当者や労働基準監督署などへ相談します。まずは差が出た1人・1日を選び、元の時間を残したまま、どの時間帯の仕事で差が生じたかをたどってみてください。調査中の区間と根拠がそろった区間を分ければ、次の担当者にも引き継ぎやすくなります。