FAX注文をOCRへ通すと入力候補は作れますが、そのまま受注として流してよいわけではありません。品番が読めても、隣の明細の数量と結び付いていたり、訂正の書込みが抜けていたりするためです。まず原本全体を読み、得意先、品番、数量と単位、納期を明細ごとに照合します。そのうえで自社の受付条件と判断権限に従い、登録できる注文と保留する注文を分けましょう。この記事では、原本の保存から登録後の変更までを順に説明します。
| 注文の状態 | 判断 | 最初の対応 | 続けて照合すること |
|---|---|---|---|
| 原本・OCR・マスタと所定の受注条件が一致する | 確定して登録 | 照合結果と所定の確定判断を記録する | 登録値とFAX保存先の対応 |
| 原本には明記があり、OCRだけが誤っている | 権限内でOCRを修正し、再照合する | 原本どおりに直す | 品番、数量、単位、納期のマスタ照合 |
| 単位なし、訂正が不明、候補が複数ある | 得意先へ照会して保留 | 受注を保留状態にする | 照会日時、相手、回答内容と未決条件 |
| 再送か追加注文か判別できない | 重複の可能性として保留 | 既存受付番号を探す | 注文番号、FAX受信日時、訂正頁の有無 |
FAX注文のOCR結果を受注データの下書きとして扱う理由
OCRは、画像の文字をデータへ変換する技術です。たとえば「3」と「8」、英字の「O」と数字の「0」、ハイフンや枝番の違いで、品番や数量が変わることがあります。また、文字が読めても表の列や行の対応が保たれるとは限りません。Googleの画像からの文字変換の案内でも、表や列は検出されない場合が示されています（https://support.google.com/drive/answer/176692?hl=ja）。使う製品の仕様と試験結果へ照らし、読み取れたことを受注条件の確定と分けて扱います。
最初に照合する軸は、得意先、品番、数量と単位、納期の4項目です。ただし、4項目だけが合えばよいという意味ではありません。原本の明細全行と備考、別紙、訂正を読み、単価、仕様や図面の版、分納、梱包、着時刻など、自社が受注時に求める条件も対象にします。「旧品番で可」「午前着希望」といった記載は、本文の数字の意味を変える場合があるためです。
受信したFAXを受付番号と原本で追えるようにする
受信した原本には一意の受付番号を付け、OCR結果と管理表からたどれるようにします。受信日時だけでは同時刻の注文を区別しにくいため、連番や「受信日-連番」などを使います。明細はページと行も対応させ、再送・訂正が届いたら新しい受信分を残して元の受付番号へ関連付けます。同じファイルを上書きせず、どの版を根拠に処理したかを追える方法です。
- ページの欠落を調べ、ページ番号、別紙、図面の有無と受信版を記録する
- 訂正頁、手書き追記、押印欄付近の記載がないか原本で見る
- かすれ、傾き、欠け、黒い線により読みにくい欄を記録する
- 同じ注文番号や似た内容のFAXがすでに受信されていないか一覧で探す
- 再送か追加注文か不明なときは、受注を確定せず保留にする
全ページや別紙がそろわない、原本が読めない場合は、OCRの候補で穴埋めしません。欠けた箇所と判読できない理由を記録し、受付状態を保留にして所定の照会先へ渡します。保留案件は一覧から消すのではなく、追跡用には残し、生産・出荷の確定指示とは分けます。データを読み直せたことだけで保留を解かず、残る条件を照合してから判断しましょう。
原本FAXと見比べる4つの必須項目
照合は、原本の該当ページ・明細とOCRの同じ行を見比べて行います。項目ごとに、照合した人と時点、未判定の内容を残すと、引継ぎ先もどこから調べるかが分かります。画面の候補だけを見て丸を付けたり、同じ品番が続くため途中の行を省いたりしないようにしてください。列ずれ、明細の欠落、二重取込みも併せて点検します。
得意先は注文主・納入先・支店指定を分けて読む
得意先名は、注文主、納入先、請求先、支店を分けて読みます。本社の注文でも支店へ納める場合があり、会社名だけで登録すると送り先を取り違えるためです。原本の住所、部署、得意先コードとマスタを照合し、どの欄を登録先に使ったかを残しましょう。名称が似ている場合も、OCRが推した候補を理由に選ばず、不明なら照会へ戻します。
品番は英数字、ハイフン、枝番まで原本で追う
品番は先頭から末尾まで読み、英字の大小、数字、ハイフン、枝番、仕様記号を元資料へ照らします。旧品番や得意先独自の品番は、承認された対応表の版と適用条件を使って自社品番へ対応させます。候補が複数ある場合は、過去に多かった品番を選ばず保留にします。類似品番が登録できることと、今回注文された物がその品番であることは別です。
数量は単位と組にし、納期の欄の意味を分ける
数量は「個」「箱」「組」「m」などの単位と組にし、荷姿や換算条件も注文内容と照合します。単位がなければ、過去の注文から補わず照会します。納期も、注文日、希望する着日、出荷日、回答期限を分け、午前・午後や分納の指定まで読みましょう。希望日が記載されていても、受けられる日として合意したことにはならないため、自社の納期判断へ渡します。
品番・数量・納期をマスタと照合して受注内容を確定する
原本とOCRが一致した後は、受注条件が自社の基準と対応するかを調べます。品番、品名、標準単位、使用可否、得意先別品番などをまとめたマスタを使い、登録の可否と納期の回答先を分けて判断します。ただし、マスタに存在するだけで注文を受けられるとは限りません。仕様、供給状況、製作や検査の条件も所定の担当へ照会します。
- 得意先別品番は、承認された対応表と適用条件から自社品番へ照合する
- 使用停止、旧品番、未登録の品番を通常の受注行として確定しない
- 数量と単位が、その品番の受注単位や荷姿と矛盾しないかを見る
- 納期が社内の受付締切、休業日、製作期間と矛盾するときの判断者を決める
マスタにない品番や条件が出たら、OCR結果を直すだけで正式登録にしないようにします。原本の意味を得意先へ尋ねる話と、自社の新規品番を登録する話を分け、それぞれの担当へ渡します。登録後の表記ミスを抑える方法は、スプレッドシートの入力規則で品番ミスを防ぐ設定と運用も参考になりますが、プルダウンで選べたことを受注の承認にしません。
OCR結果を確定・修正・保留に分ける判断基準
処理は、確定、OCRの修正、保留の3つに分けます。判断基準は「文字が読めたか」だけではなく、全明細と条件を根拠に、所定の権限者が今回の受注内容を決められるかです。修正は途中の作業であり、修正後も原本とマスタ、ほかの条件を照合してから確定へ進みます。保留も放置せず、理由、判断先、次に動く時点を見える形にします。
- 原本、マスタ、全明細と受注条件がそろい、所定の確定判断を得たら登録する
- 原本に明記がありOCRだけが違う場合は、権限内で修正して再照合する。修正だけで確定とはしない
- 品番候補が複数、単位なし、訂正意図不明、納期矛盾は保留とし、得意先や社内の判断先へ照会する
保留中は、追跡用の管理表へ案件を残し、確定した生産・出荷指示へは含めません。電話やメールで照会したら、日時、相手、質問、回答、対象明細を残します。「連絡済み」だけでは、何が決まったかをたどれないためです。締切が近い場合は、照会担当が抱え込まず、所定の承認者へ渡す時点も記します。回答が届いても、残る条件が解決したかを読み直してから保留を解きます。
FAX注文OCR・受注確定チェックシートの項目と記入例
確定前には、下の点検表へ原本との対応と判断を残します。紙でも表計算でも構いませんが、受付番号、明細、原本保存先、未判定の箇所、判断した人と時刻を受注行から追えるようにします。表の例では単位が未決なので、品番を修正できても、その明細はまだ確定していません。
| 項目 | 記入内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 受付番号 | FAXとOCR結果を結ぶ一意の番号 | 記入例：YYYYMMDD-連番 |
| 原本保存先 | 画像ファイル名または社内保存先 | 記入例：FAX/受信日/受付番号 |
| 得意先・納入先 | 原本へ照らした登録先 | 記入例：原本の注文主欄と納入先欄を記録 |
| 品番・数量・単位・納期 | 照合中の値と確定状態を分ける | 記入例：品番A-103、数量10、単位は回答待ちのため未確定 |
| OCR修正有無 | 修正した項目と修正前後 | 記入例：品番 A-108 → A-103 |
| 保留理由 | 推測ではなく未確定の事実 | 記入例：数量10の単位が原本にない |
| 照合と判断の記録 | 照合者、確定の判断者・時刻、照会と回答 | 記入例：担当者、時刻、回答内容 |
説明用の例として、OCRが「A-108」と読み、原本に「A-103」と明記されていれば、原本へ照らしてA-103へ修正します。ただし、マスタの使用可否だけで確定せず、ほかの受注条件も満たして所定の判断を得ます。一方、数量「10」が読めても単位がなく、複数の受注単位があり得る場合は保留です。「箱と思われる」と補わず、原本、社内で判明した事実、得意先の回答を分けて残しましょう。
登録した受注値と原本を対応させ、変更を後工程へ渡す
登録後は、受付番号と明細番号、確定状態、判断者、時刻、原本保存先を受注データへ対応させます。OCRの修正前の値と確定値も履歴へ残し、どの読み取りを直したかを追えるようにします。最後に登録先の行を再読し、品番、数量、単位、納期、対象明細の組が正しく保存されたかを照合しましょう。元データが合っていても、貼り付け先がずれれば誤登録になるためです。
確定後の変更は、依頼内容、元の値、合意した値、判断者、日時、理由を残してから反映します。OCRの読み誤りの訂正と、得意先による注文変更は別に記録してください。生産・出荷へすでに渡した場合は影響範囲を調べ、旧指示を止める扱いと新指示の受領・反映まで追います。スプレッドシートの変更履歴を追跡する運用も参考に、履歴が残ることと相手が変更を受け取ったことを分けて扱いましょう。
締切前は未照合と保留を抽出し、案件ごとに次の連絡担当と時刻を読みます。未解決なら確定へ変えず、所定の判断先へ渡します。急な訂正や流出のおそれは定時の点検まで待たず、直接連絡してください。見落としへの補助として、未確認行をメール通知する方法も検討できますが、通知を送ったことだけで案件の受領や解決を済ませないようにします。
原本照合で迷う箇所を毎週読み、手順を改善する
運用が始まったら、週に一度、OCR修正と保留の理由を振り返ります。品番、数量、単位、納期、得意先、書式、手書き訂正のどこで迷ったかを分けると、ツール以外の改善先も見えてきます。同じ欄で続くというだけで原因を決めず、原本の画質、設定、記入方法、処理手順へ戻って調べましょう。
- 誤りの項目を、品番、数量、単位、納期、得意先、帳票形式、手書き訂正に分ける
- 同じ得意先や書式で続く誤りは、対応表、帳票の記入依頼、マスタ整備の候補にする
- 保留理由が繰り返される場合は、照会先と質問内容の見本を用意する
- 安定した注文でも原本照合を直ちに省かず、対象・根拠・権限者の判断から変更を検討する
単位欄そのものが空なら、OCRの精度を上げても確定できません。得意先への記入依頼、受注時の照会、承認された単位対応表のどこで解決するかを検討します。改善後も、原本へ照らした結果と保留・未照合の残件を追います。件数が減った理由が見落としや対象外への移動ではないかも読み、誤ったまま次工程へ流れない条件を保ちます。
よくある質問
OCRが読み取れた品番でも、毎回FAX原本と照合する必要がありますか？
この運用では、受注確定前に毎回原本と明細・条件を照合します。品番の文字が読めたことだけで、行や数量との対応が正しいとは分からないためです。作業負担を減らすなら、原本と候補を並べて表示する、対応する明細へ移りやすくするなど、まず照合の操作を改善します。照合範囲を変える場合も、安定していたという印象だけで省かず、対象と根拠、責任者の承認を別に扱います。
得意先から電話で訂正連絡を受けた場合、何を残せばよいですか？
受付番号と対象明細、日時、相手、訂正前後、受けた回答、合意や判断の担当を残します。原本FAXは上書きせず、電話の内容を別の変更記録として対応させます。その後、社内で処理できる条件かを判断し、登録と後工程の指示へ反映します。変更の連絡、相手の受領、実際の更新までを追い、原本にない値へ変えた根拠を残してください。
品番は合っているのに数量や単位が不自然なとき、社内判断で修正してよいですか？
原本に明記された値をOCRが誤読した場合は、権限内で読み取りを直し、マスタとほかの条件を再照合します。一方、原本自体の単位がない、複数の荷姿があり得る、過去の注文からの推測でしか決まらない場合は保留です。原本の誤記が疑われる場合も、社内で都合よく直さず得意先の意図を照会します。
回答待ちのFAX注文が締切までに解決しない場合はどう扱いますか？
保留を維持し、確定受注や出荷指示へは含めません。理由、最後に照会した時刻、次の連絡担当と時刻を残し、締切への影響を所定の承認者へ渡します。締切を過ぎたことは、推測で品番や数量を決めてよい根拠になりません。回答後も未決条件がなくなったことと、登録・後工程への反映を確かめてから完了とします。
まとめ
まずは受信した原本を保持し、受付番号とページ・明細でOCRの下書きへ結び付けましょう。次に、得意先、品番、数量と単位、納期に加え、備考や別紙の受注条件を照合します。決められない注文は追跡用に残して確定指示から分け、登録後は保存された値も読み直します。運用を続けながら迷った欄と理由を集め、照合を省く前に、入力や探し直しに手間がかかる部分から改善していきましょう。
