特採は、規格などの要求を満たさない品について、範囲を限定して使用や引渡しを認める許可です。承認されたからといって、元の検査結果が合格へ変わるわけではありません。申請・承認記録には、対象ロット、要求値と実測値、影響評価、数量・期限・条件、承認者を残し、現物や出荷記録まで同じ管理番号で追えるようにしましょう。
この記事では、保留品を扱う品質担当者向けに、申請書と管理台帳のつなぎ方を説明します。冒頭の表はその流れです。取引先の指定書式や承認経路がある場合はそちらを優先し、社内の様式を埋めただけで出荷許可とは扱いません。適用される法令や安全上の要求を、特採の承認で外せるという意味でもありません。
| 状況 | 最初の対応 | 次に照合する内容 |
|---|---|---|
| 規格外を発見した | 対象品を保留し、ロット・数量・保管場所を記録する | 手直しや選別で規格適合に戻せるか |
| 特採を申請したい | 元の検査値と不適合内容を申請書へ転記する | 影響評価、対象範囲、追加検査、取引先承認の要否 |
| 承認を受けた | 許可範囲と条件を現品・台帳へ示し、条件の充足を照合する | 数量上限・期限・条件の実施結果と、別途追う是正処置 |
| 承認前または否認された | 出荷・使用・次工程投入を止めたまま保留を維持する | 手直し、選別、再製作、廃棄または取引先協議 |
特採の記録では管理番号と対象範囲を最初に固定する
同じ品番でも、ロットや不適合の内容が違えば別の案件です。そこで、特採案件ごとに管理番号を付け、申請書、検査記録、現品ラベル、出荷記録、原因対策の記録を対応させます。書類へ同じ品名が書かれているだけでは、どの現物への許可かをたどれないためです。
対象範囲には、品名・品番、図面と改訂、工程、ロット、数量、保管場所、発見日時・工程を記録します。複数ロットをまとめる場合も、数量や状態はロットごとに分けましょう。承認対象が曖昧なままでは、次回の同様品まで使えると解釈されかねません。数量、適用先、期限と、不適合をどこまで許容するかを限定します。
現品を移す担当は、保留ラベルの管理番号を検査記録や申請書と照らし合わせます。出荷時にも、実績の記録へ同じ番号を残してください。容器を分けたり一部だけ払い出したりした後も、対象と残数の対応を保つためです。番号の発行方法は、スプレッドシートで連番を自動採番し管理番号を重複させない方法も参考になります。
特採の申請前に、保留と処置の分岐を決める
納期が近くても、まずは処置の目的と結果を分けて考えます。要求に適合させる作業と、規格外のまま使用を許可する特採は別だからです。ISOの公開用語集でも、reworkとconcessionを区別しています（https://www.iso.org/obp/ui?_escaped_fragment_=iso:std:iso:9000:ed-5:v1:en）。手直し後に所定の検査で要求を満たした品は通常の判定へ進め、選別品も規格内・規格外の数量と記録を分けます。
次の手順では、申請より先に対象の保留と識別を行います。安全、機能、顧客指定の特性に関わる案件は、技術担当や品質責任者が、特採の対象にできるかと承認先を判断します。対象数や影響がまだ分からなくても、初動の報告や拡大防止は待たせません。申請欄が埋まるまで放置する運用にしないでください。
- 不適合を発見したら、発見者は対象品を保留場所へ移すか、保管棚番・容器番号を記録して保留状態を表示する。
- 品質担当者がロット・数量・検査値・発見工程を調べる。対象が不明な場合は疑わしい範囲も保留して報告し、特定する担当と期限を置く。
- 承認された手直し後に所定の検査で要求に適合すれば、通常の判定へ進む。選別も所定基準に従い、規格内品と規格外品の数量・記録を分ける。
- 規格外品の使用・出荷を検討する場合は、技術・製造の評価と代替案、適用要求を踏まえ、対象にできる案件を所定の承認先へ申請する。
- 所定の承認と条件の充足がそろうまでは、出荷・使用・次工程投入を行わない。否認時は保留を続け、承認された別処置へ進む。
保留場所を分けられない場合も、表示だけで混入を防げるかを検討します。たとえば、保管棚・容器の識別に加え、払い出しを止める担当と照合する時点を定める方法があります。製造担当は投入前に現品票を、出荷担当は出荷前に承認条件・期限・許可残数を照合します。確実に区別できない場合は、移動や投入を保留します。
特採申請書を設計する17項目の例
申請書には、発見した事実、影響評価、希望する条件、承認結果を混ぜずに残します。以下の17項目は、そのための設計例です。規格が一律にこの様式を指定しているわけではないので、自社と取引先の要求に合わせてください。実測値の根拠となる原記録も、番号と保管先から参照できるようにします。検査記録の書き方は、受入検査記録表の項目と記入例｜追跡できる様式が参考になります。
| 区分 | 記載する項目 | 記載時の照合点 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 1.管理番号 2.申請日・申請部署・申請者 3.品名・品番・図面番号・改訂・工程 4.ロット・数量・保管場所・発見日時 | 対象を別案件と混同せず特定できるか |
| 不適合の事実 | 5.要求値・許容範囲 6.実測値・判定 7.検査方法・検査日・検査者・検査記録番号 8.不適合内容 | 「寸法NG」ではなく、箇所、規格、実測、発生数を記す |
| 評価と代替案 | 9.機能・組付け・後工程・外観・耐久性への影響 10.評価根拠・添付資料 11.手直し・選別・再製作を採らない理由 | 照合済みの事実と、推測・未調査事項を分ける |
| 希望条件 | 12.使用または出荷の別・適用先 13.対象ロット・数量上限・有効期限 14.追加検査・現品識別・取扱条件 15.原因調査担当・対策期限・是正処置番号 | 承認範囲を無制限にしない |
| 承認記録 | 16.社内審査・承認の記録 17.取引先審査・承認の記録 | 社内と取引先の判断を分け、未了を明示する |
表の不適合欄は、「寸法NG」だけで終わらせないほうがよいでしょう。測定箇所、単位、要求値、実測値、測定個数、不適合個数を分けると、どこまで調べたかが伝わります。傷なら部位、状態、観察方法、対象数量を残します。影響評価も、判断者が参照した図面・仕様・試験記録へたどれる形にし、観察した事実と推測を区別します。
まだ調べていないことは「未調査」、資料待ちならその旨を記し、担当と期限を置きます。空欄を推測で「問題なし」に変えると、承認者が調査済みだと受け取ってしまうからです。希望欄には使用か出荷か、数量、適用先、期限、追加検査、識別方法を記載します。ただし、申請者の希望は許可条件ではありません。回答を受けた後に、承認された範囲を別欄へ記録します。
承認記録では判断者・条件・日時を分けて残す
承認欄は、名前の一覧ではなく判断の経過を残す欄にします。審査者と最終承認者の役割、日時、方法、結果、条件、否認理由を分けてください。社内と取引先の両方が承認する案件では、社内可決だけで保留を解除しないよう、未了の承認先を明示します。
条件付き承認の例なら、「ロットL-001のうち100個までを指定納入先向けに出荷可。指定された期間内に、出荷前の追加測定と容器への特採管理番号表示を行う」と書けます。実際の記録では期間の開始・終了日、測定方法、合格条件、実施結果まで特定してください。「追加測定済み」という一言だけで条件を満たしたとは扱わず、根拠記録と最終の出荷可否を照合します。
代理承認は、氏名と理由の記録だけで権限が生まれるものではありません。定められた代理権限の範囲を踏まえ、本来の承認権者、代理者、理由を残します。メールなら対象の申請版、回答者、日時、件名、原本の保存先を結び付けます。承認後に数量や条件を変える際も旧版を残し、変更の審査と再承認が済むまで変更部分を適用しません。
検査値を書き換えず特採判断を別に残す記入例
次は、寸法が上限を超えた一ロットを想定した架空の申請例です。数値は書き方を示すもので、特採してよい寸法の基準ではありません。対象数量と実測値を挙げていますが、全数に同じ値が出たという意味ではないため、実際は個々の検査記録と測定範囲へ結び付けます。評価が未了のままなら、承認結果も保留のままです。
- 対象：品番「部品A」、ロット「L-001」、対象数量100個、保管場所「保留棚B」
- 不適合事実：要求値「10.00 mm以下」、実測値の例「10.03 mm」、検査日「検査記録上の日付」、検査記録番号「INS-001」、判定「不適合」。測定箇所と各個体の値・検査個数は原記録を参照
- 影響評価：組付け評価の実施有無、実施者、結果、参照資料を記載。未調査事項は担当と期限を置き、推測で問題なしとしない。
- 特採希望：「対象ロット100個を指定納入先へ出荷希望。有効期限は承認日から指定日まで。出荷前に追加測定を実施し、容器へ管理番号を表示」
- 承認結果：この例は評価未了のため保留。実際の回答後に「条件付き承認」や「否認」などを記録し、判断者の権限・氏名・日時、数量上限、条件とその充足記録を対応させる。
上の例で特採が認められても、検査記録の「不適合」を「OK扱い」へ書き換えません。実測値と元の判定を残したうえで、特採記録から限定された使用・出荷の許可を参照します。検査記録そのものに誤記があった場合だけ、元の記載、訂正内容、訂正者・日付・理由を追える手順で訂正してください。
承認後も現品・許可残数・是正処置を台帳で追う
承認後は、申請書を見るだけでは残数を追いにくくなります。台帳では、現物として残っている数量と、許可数量のうちまだ使用・出荷できる数量を分けて管理しましょう。現物が残っていても、期限切れや条件未充足なら使えません。払い出し前の照合と、使用・出荷後の実績入力を担当ごとに決めます。
台帳は、次の8項目を基本に、数量の内訳と実績を参照できる構成にします。紙でも表計算でも管理番号を先頭に置き、個票や出荷伝票へたどれるようにしてください。許可数量、使用・出荷済み数量、許可残数を同じ「残数」でまとめないことがポイントです。
- 管理番号
- 品番
- 対象ロット・対象数量・許可数量・使用出荷実績・現物残数・許可残数
- 承認状況
- 承認者・承認日時
- 有効期限
- 現品識別・条件充足を照合した日と担当者
- 是正処置番号・完了状況
現品票には管理番号、対象数量、期限、取扱条件を示し、実績には日付、数量、担当、出荷伝票や製造記録の番号を残します。案件を閉じるのは、使い切った場合だけではありません。期限切れの残品を返却・廃棄した場合も、許可と処置実績、残品の所在を照合して終結を判定します。原因を取り除く是正処置は別の進捗として追い、品物の処置完了だけで完了扱いにしないようにします。
期限や許可残数は、月次を待たず、払い出し・出荷の前後に追います。そのうえで月次には、期限切れの残品、実績との数量差、未完了の是正処置、同種不適合の繰り返しを見直しましょう。同じ品番で再発していても、過去の特採を流用する根拠にはなりません。原因対策の担当と進捗を別に追います。
紙・スプレッドシート・電子承認で履歴を残す方法
記録は、誰がどの版へ判断したかを後から示せる形にします。紙なら原本の保存場所を台帳へ記し、検査記録、承認回答、処置記録を管理番号で対応させます。台帳へ転記した日と元の承認日時も分けておくと、転記が遅れた際に判断の順序を取り違えずに済みます。
スプレッドシートでは、申請者と入力日時、審査・承認者と日時、更新者を分けて記録します。状態は「保留」「申請中」「条件付き承認」「承認」「否認」「完了」などの意味を定義し、完了にする条件も定めましょう。ただし承認状態だけでは出荷条件の充足までは分からないため、対象ロット・数量・期限・適用先と条件の実施結果も参照します。
電子承認を使う場合は、申請した版、添付資料、変更履歴、回答ログを保存して取り出せるかを試します。承認者名を入力する欄があるだけでは、その人が権限を持って承認した証拠にはなりません。申請・承認・閲覧の権限と本人の操作記録を分けて検討してください。対象業務を選ぶ際は、小規模工場で電子サインを使う業務の選び方も参考になります。
特採テンプレートを導入する初回チェックリスト
様式を配る前に、品質・製造・出荷・承認の担当で、下の項目を具体的な案件に当てはめてみましょう。入力欄だけでなく、保留の表示、条件を満たした記録、払い出し直前の照合まで担当を決めます。判断できない欄が残った場合の連絡先も手順へ入れておくと、現場で独自に解除する事態を防ぎやすくなります。
- 承認権限者と代理者を、個人名だけでなく役割で定義した。
- 取引先承認を受ける対象と条件、特採できない要求を照合した。
- 承認前の保留場所、ラベル、システム上の状態を決めた。
- ロット、数量、適用先、有効期限を必須入力にした。
- 検査記録、現品、申請書、台帳、出荷実績を同じ管理番号で結べる。
- 原因調査の担当、対策期限、是正処置の効果と完了を判定する欄を設けた。
- 払い出し前後に期限・許可残数・対象ロット・条件充足を照合する担当を決めた。
導入直後は数件を使い、現品ラベルから個票、検査記録、承認、出荷実績へたどれるかを試します。分納や期限切れの残品、承認後の変更も対象にすると、通常の一括出荷だけでは見つからない抜けが分かります。たどれない箇所は、列を増やす前に、転記する担当、時点、保管先を見直してください。
よくある質問
特採の承認者は品質保証担当者だけで決めてもよいですか？
肩書だけで決まるものではありません。社内規程と取引先要求に基づく権限を踏まえ、技術上の評価、社内決裁、取引先回答のどこまでそろったかを案件ごとに記録します。品質保証担当が申請を取りまとめる役割でも、最終承認を行えるとは限りません。承認先が不明な間は保留を維持してください。
取引先からメールで特採可の回答を受けた場合、何を残せばよいですか？
回答メールの原本とともに、対象の申請版、送信者、受信日時、件名、ロット・数量、条件、保存先を残します。「今回は可」とだけ書かれていて範囲が不明なら、申請番号や条件を添えて回答を求め直すほうがよいでしょう。担当者の推測や口頭の補足を、取引先が承認した条件として記録しないようにします。
同じ不適合が次のロットでも出た場合、前回の特採承認を使えますか？
前回の許可を別ロットへ自動的に流用しません。同じ名称の不適合でも、実測値、数量、用途への影響が同じとは限らないからです。前回記録は原因調査の参考にし、新しい対象を特定したうえで所定の処置判断と承認を受けます。継続して許可される範囲が定められている場合も、その範囲との一致を審査します。
特採品を一部だけ出荷したとき、残数はどのように管理しますか？
出荷日、数量、担当、出荷記録番号を追記し、物理的な残数と許可残数をそれぞれ更新します。次の払い出し前には、今回の数量が許可残数以内か、期限と条件を満たすかを照合してください。帳簿と現物が合わない、別ロットが混ざった、期限を過ぎた場合は使用・出荷を止めます。返品があった場合も、許可残数を自動的に戻さず、状態と再使用の可否を判断します。
まとめ
まずは保留中の対象を識別し、現物・検査記録・申請書を管理番号でつなぎましょう。続いて事実と希望条件を分け、権限のある承認者がどの版と範囲を認めたかを残します。承認後も、追加検査などの条件充足、許可残数、期限を払い出し前に照合します。特採を記録上の合格への書換えにせず、限定された許可と、その範囲内で扱った実績を追う運用にしてください。
