納期が近い行を毎朝手で塗っているなら、納期列と進捗列を使う条件付き書式へ置き換える方法があります。ここでは、未完了の案件を「超過＝赤・当日＝濃い黄・明日から3日後まで＝黄」の3ルールで行ごとに表示します。色は対応すべき行を見つける目印であり、出荷できる日や作業順を自動で決めるものではありません。ExcelとGoogleスプレッドシートの設定から、担当者が次の行動を記す運用まで説明します。
| 表の状態 | 判断 | 最初の対応 | 続けて調べること |
|---|---|---|---|
| 納期を過ぎ、未完了 | 赤で納期超過を表示 | 遅れの理由と現在工程を調べる | 出荷可能日、担当、連絡の要否 |
| 納期が今日、未完了 | 濃い黄で当日対応 | 次の作業と担当を決める | 材料・外注・検査などの待ち |
| 納期まで1〜3日、未完了 | 黄で事前に障害を調べる | 遅れにつながる障害を洗い出す | 段取り、部材、加工順、出荷手配 |
| 納期が空欄、または完了 | 警告色を付けない | 空欄理由を調べる。完了は所定の基準で入力する | 入力漏れ・表記ゆれ |
納期管理表は「納期・進捗・次の対応」を分けてから色付けする
まずは、納期、進捗、次の対応を別々の列へ分けましょう。案件名に「急ぎ」「完了」と追記するだけでは、どの文字を基準に色を変えるかが曖昧になるためです。冒頭の表は、色が示す状態と、担当者が続けて調べる内容を対応させたものです。赤になった理由を読み、工程や連絡の判断へ進める使い方を想定しています。
この記事の例では、A列からF列へ「案件番号、品名、担当、納期、進捗、次の対応」を置きます。着色するのはA列からF列までの行全体です。納期セルだけが色付く場合と比べ、案件番号と担当、次の行動を同じ行で読めます。列の場所が違う自社帳票へ使う際は、式の参照先もその列へ合わせてください。
- 納期は「2026/9/4」のように、表計算ソフトが日付として認識する形式で入力する
- 「9月上旬」「客先へ照会中」「未決定」は納期欄へ入れず、次の対応やメモ欄へ記録する
- 進捗は「未着手・進行中・完了」などに統一し、「完了済」「済」を混在させない
- 案件を完了した人は、納期日を消さず、進捗だけを「完了」へ更新する
表の上部や運用メモには、納期の入力担当と、進捗を完了へ変える条件、書式の変更日を記します。加工が終わった時点か、検査や出荷まで終えた時点かで、色が消える意味が変わるためです。納期と対応する完了条件を決め、作業者の判断だけで早く完了へ変えないようにしましょう。不良や手直しの記録を別に集める場合は、Googleフォームで不良報告を集める作り方｜スマホ入力を統一するも参考になります。
納期超過・当日・期限間近を3色で判定する数式一覧
下の数式は、データが2行目から始まり、納期がD列、進捗がE列にある例です。今後の追加分を含め、適用範囲をA2:F1000とします。D列は時刻を含まない日付の数値データであることが前提です。日付に見える文字や時刻付きの値が混ざると、同じ式でも意図した日区分にならないため、先に入力内容をそろえます。
| 優先度と色 | 判定条件 | 条件付き書式の数式 | 期待する表示 |
|---|---|---|---|
| 高：赤 | 未完了かつ納期超過 | =AND($D2<>"",$D2<TODAY(),$E2<>"完了") | 今日より前の納期の未完了行 |
| 中：濃い黄または橙 | 未完了かつ納期が今日 | =AND($D2<>"",$D2=TODAY(),$E2<>"完了") | 今日が納期の未完了行 |
| 低：黄 | 未完了かつ明日から3日後まで | =AND($D2<>"",$D2>TODAY(),$D2<=TODAY()+3,$E2<>"完了") | 明日から3日後までの未完了行 |
$D2と$E2の「$」は列を固定し、行番号は動かす指定です。A2:F1000へ適用すると、各行のD列とE列を読み、2、3、4行目と判定先が変わります。一方、$D$2のように行も固定すると、他の行までD2を基準にしてしまいます。全行が同じ色になる場合は、式の行番号まで固定されていないかを見てください。
$D2<>""は納期が空欄の行、$E2<>"完了"は完了行を除く条件です。ただし、この式だけで文字列や入力誤りを検出できるわけではなく、色がないことを「問題なし」とは扱いません。また、3日以内は暦日です。土日や自社休業日を除く運用なら、休日表と数える基準を別に決め、営業日用の判定を設計します。
Excelで案件行全体に条件付き書式を設定する手順
Excelは、先にA2:F1000を選んでから、数式を使うルールを3件作成します。セルだけを選んで設定すると、そのセルだけに書式が付く場合があるためです。下の順で登録し、最後にルールの管理画面で適用先と式を読み直しましょう。操作名は版で異なる場合があります。Microsoftの公式案内（https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/use-conditional-formatting-to-highlight-information-in-excel）も参照してください。
- A2:F1000を選択する
- ［ホーム］から［条件付き書式］を開き、数式を使う新しいルールを選ぶ
- 赤の数式を「=」から入力し、塗りつぶし色を設定して保存する
- 同じ範囲に濃い黄、黄の数式をそれぞれ登録する
- ルール管理画面で適用先A2:F1000と、赤・濃い黄・黄の順を照合する
この3条件は互いに重ならないようにしていますが、既存の書式と競合する場合はあります。旧ルールの用途を調べ、残すものと適用先を分けるものを決めましょう。色の見分けに頼り切らず、凡例を示し、納期・進捗・次の対応を文字でも読める状態にします。太字を併用する場合も、品名や担当が読みづらくなる装飾は避けます。
Googleスプレッドシートで案件行全体に条件付き書式を設定する手順
Googleスプレッドシートでは、条件に［カスタム数式］を選び、同じ3件を登録します。適用範囲の先頭がA2なら、式も$D2と$E2を基準にしてください。Googleの公式手順（https://support.google.com/docs/answer/78413?hl=ja）では、別セルの値を使った行全体の書式も案内されています。画面の配置が違う場合も、対象範囲、式、色の組み合わせを照合しましょう。
- A2:F1000を選択し、［表示形式］から［条件付き書式］を開く
- 適用範囲がA2:F1000であることを照合する
- 条件で［カスタム数式］を選び、赤の数式と書式を登録する
- ［別のルールを追加］で濃い黄、黄を順に登録する
- ルール一覧で、各ルールの数式、色、適用範囲を見直す
共有表では、「完了済」「済」などの入力が混ざると、式の「完了」に一致せず色が残ります。表記を統一するだけでなく、誰がどの記録を根拠に完了へ更新するかも決めましょう。TODAY関数の基準日が実際の日付に合うかも見ます。日付が切り替わらない場合は、Excelの再計算設定や、スプレッドシートのタイムゾーン・計算設定を調べてください。
設定後に試す納期管理表のテストデータ記入例
いきなり実案件の納期を動かして試すと、共有中の判断に影響します。まず検証用のコピーで、下表の5行を入力して色を比べましょう。「今日」などの文字をD列へ入れるのではなく、試す日の実際の日付へ置き換えます。案件番号と品名もテスト用であり、実在の受注や実績ではありません。
| 案件番号 | 品名 | 担当 | 納期 | 進捗 | 期待する表示 |
|---|---|---|---|---|---|
| テスト-1 | テストA | 担当A | 今日より1日前 | 進行中 | 赤 |
| テスト-2 | テストB | 担当B | 今日 | 未着手 | 濃い黄または橙 |
| テスト-3 | テストC | 担当C | 今日から3日後 | 進行中 | 黄 |
| テスト-4 | テストD | 担当D | 空欄 | 未着手 | 色なし |
| テスト-5 | テストE | 担当E | 今日より1日前 | 完了 | 色なし |
5行が期待どおりなら、明日や3日後の翌日など、境界の前後も試し、空欄行や完了行に警告色が出ないかを見ます。検証用データを本番へ混ぜず、設定を反映した後は実案件の先頭から最終行までを照合してください。追加行がA2:F1000を超える場合もあるため、行追加時に範囲を点検し、月初や担当交代時にも見直す担当を決めます。
色が付かない・完了行まで赤くなるときの点検項目
色が違っても、手塗りで合わせる前に、入力値、適用範囲、進捗の表記、既存ルールを順に調べます。どこが原因か分からないまま上から塗ると、日付が変わったときに同じ問題が戻るためです。修正した日、担当、対象範囲と理由を運用メモへ残し、次の人が設定をたどれるようにしましょう。
- 納期セルの値を調べ、文字列や時刻付きであれば元資料へ照らして日付の値にする
- 適用範囲の先頭A2に対し、式が$D2・$E2を参照するか照合する
- $D$2や$E$2のように、行番号まで固定していないか調べる
- 進捗を絞り込み、「完了」「完了済」「済」の混在や余分な空白を調べる
- 同じ範囲の別ルールと競合していないか、優先順も含めて調べる
- フィルター、行追加、コピー後も、実データの最終行まで適用範囲に含むか照合する
日付に見える文字列は、表示形式を変えるだけでは日付の数値にならないことがあります。元の納期資料へ照らして日付として入力し直し、時刻が混ざっていないかも調べます。納期に時刻まで求める業務なら、この日単位の式をそのまま使わず、時刻を扱う別の判定にしてください。修正後は5パターンと境界例を検証用データで再点検します。
色分けを担当者の次の行動へつなげる
設定できたら、表を見る人と対応を書き換える人を決めます。条件付き書式は、表の表示を変える機能であり、この設定だけで通知は送られません。たとえば管理担当が始業時に対象行を拾い、担当者が作業前にE列とF列を更新する流れにします。日中に遅れが判明した場合は翌朝を待たず、所定の相手へ連絡します。
- 赤の行は遅れの理由、現在工程、出荷可能日、連絡先と期限を調べ、次の対応へ記す
- 濃い黄の行は、当日中に完了させる作業と担当者を次の対応へ具体的に記入する
- 黄の行は材料・外注・段取り・検査の待ちを調べ、遅れが見込まれれば先に対応する
- 作業が終わったら進捗を「完了」へ更新し、納期日は消さずに残す
F列は「材料入荷予定を仕入先へ照会：担当B」「検査枠を午前中に確保：担当C」のように、行動と担当を示します。納期変更の依頼を受けたら、当初日、依頼内容、合意した新しい日、合意者と日時を履歴へ残し、未合意の希望日で色を消さないようにしましょう。紙の進捗板には対象案件と対応時点を転記し、工場用ホワイトボードの選び方｜進捗が見える板面と設置も参考に、表との更新の食い違いを防ぎます。
運用後は週に一度、納期空欄、進捗表記、適用範囲をまとめて点検します。ただし、入力漏れや範囲外の行を見つけたら、週次まで放置しません。また、色の濃さだけで作業順を決めると、材料や検査の制約を見落とす場合があります。現在工程と出荷可能日を読み、関係者との調整結果を次の対応へ残してください。
よくある質問
納期が空欄の案件だけを灰色に表示できますか？
できます。案件番号がA列に入る前提なら、=AND($A2<>"",$D2="",$E2<>"完了") を別ルールとして追加します。A列の条件を付けることで、まだ案件を登録していない空行まで灰色になるのを避けられます。ルール一覧では警告色より下へ置き、検証用の空行でも試しましょう。納期未決定と入力漏れは同じ状態ではないので、次の対応欄などに理由と照会先を残します。
土日や自社休業日を除いて残り3営業日にできますか？
営業日で数える設計もできますが、土日、祝日、計画休業日、特別稼働日をどう扱うかを先に決めます。休日表が実際の約束や稼働日と違えば、計算できても判断に使えないためです。暦日3日でよい業務ならこの例から始め、3営業日を求める業務なら、導入前にその条件に合う式と境界例を用意してください。
納期を過ぎた後に納期日を上書きしてよいですか？
当初納期は残し、合意した変更後の日を別列へ記す方法があります。たとえばD列を当初納期、G列を変更後納期とすれば、元の約束と変更を分けられます。ただし、列を増やすだけでは掲載した式の判定先は変わりません。どちらの日で表示するかを運用メモへ書き、参照列や変更日が空の場合の扱いを設計してから、式を試し直しましょう。
担当者ごとに自分の案件だけを見やすくするにはどうしますか？
担当列で絞り込み、書式は全案件へ共通で適用します。全体を見るときは絞り込みを解除し、未完了と納期を読みましょう。個人作業では、Googleスプレッドシートのフィルタ表示など、他の人の表示を変えない方法を使えます。ただし、見えていない行が削除されたわけではありません。誰がどの表示を使っているかも含めて、共有時の操作を決めます。
まとめ
まずはD列へ日付の値、E列へ統一した進捗を入れ、納期に対応する完了条件を決めましょう。次にA2:F1000などの行全体へ3ルールを設定し、検証用の5行と境界例で表示を比べます。運用後は朝の対象行から担当と次の行動を記し、週次に空欄・表記・適用範囲を点検します。色が付く仕組みと、実際に間に合わせるための判断を結び付けて使ってください。
