納期管理表では、案件を特定する情報、客先納期と社内判断期限、今の工程、次の対応を1行でたどれるようにします。たとえば納期が近いという情報だけでは、材料の催促をするのか、検査の予定を変えるのかを選べません。対応を急ぐ度合いは色と文字で示し、特急という依頼区分は別の欄へ残すと、動く理由を読み分けられます。
この記事では、表計算ソフトへ移せる16項目の例と、担当・期限の書き方、色分け、更新手順を説明します。下の表は、案件を見つけた後に何を調べるかを決めるためのものです。警告色を付けて終わりにせず、誰が何をするかを同じ行へ残すところまで試してみてください。
| 表を見たときの状況 | 判断 | 最初の対応 | 次に調べること |
|---|---|---|---|
| 納期超過、または納期影響が確定 | 赤。最優先で調整する | 遅れ要因と連絡要否を記入する | 挽回可否、変更できる工程、回答期限 |
| 社内判断期限を過ぎた | 橙。当日中の判断対象 | 担当者へ停止箇所を聞く | 材料・外注・加工・検査の見込み |
| 回答取得や手配が未完了 | 黄。放置すると危険 | 次アクションと期限を入れる | 進捗を調べた日が古くないか |
| 特急だが工程は順調 | 通常色のまま特急表示 | 特急区分列と適用する優先基準を見る | 社内判断期限までの余裕 |
納期管理表は客先納期だけでなく社内判断期限まで入れる
社内判断期限は、客先との約束に影響する前に、対応を決めるための日付です。客先納期が到着日なのか出荷日なのかを区別したうえで、材料、外注、加工、検査、梱包、輸送にかかる見込みから逆算します。休日や相手先の稼働日、輸送便の締めも含め、いつまでに誰の回答を得るかを決めましょう。
すべての案件で同じ日数前を判断期限にすると、材料待ちや外注の長い案件を拾い切れない場合があります。工程ごとの見込みに合わせて期限を置き、担当が得た情報を更新します。進捗は「未着手」「進行中」「判断待ち」「工程完了」などに分け、工程が終わったことと案件全体が終わったことを区別してください。納期や数量の変更は受注担当、工程の実績は工程担当というように、更新する欄も分担します。
納期管理表に入れる16項目を役割ごとに決める
次の16項目は、案件の特定、期限、進捗、次の対応をつなぐための例です。すべての項目を埋めれば十分というものではなく、分納やロット別の進行があれば対象を分けます。品名や図番、変更の適用範囲は元の受注・指示記録へ戻れる形にし、似た案件を取り違えないことから考えましょう。
| 区分 | 項目 | 扱い | 記入する内容 |
|---|---|---|---|
| 案件の特定 | 1.管理番号 | 必須 | 見積・受注・製造指示と照合できる番号 |
| 案件の特定 | 2.得意先・案件名 | 必須 | 依頼元と案件を判別する名称 |
| 案件の特定 | 3.品名・図番 | 必須 | 現場で照合する品名または図番 |
| 案件の特定 | 4.数量 | 必須 | 対象数量。分納の対象と残数、承認済み変更を区別 |
| 期限の判断 | 5.客先納期 | 必須 | 約束した納入日。到着日と出荷日を区別 |
| 期限の判断 | 6.社内判断期限 | 必須 | 納期影響の有無を社内で判断する日 |
| 期限の判断 | 7.残日数 | 状況により追加 | 客先納期までの日数。判断期限までの日数とは分ける |
| 期限の判断 | 8.特急区分 | 必須 | 通常・優先・特急などの区分 |
| 進捗の把握 | 9.現在工程 | 必須 | 材料、加工、外注、検査、出荷準備など |
| 進捗の把握 | 10.進捗状態 | 必須 | 未着手、進行中、判断待ち、工程完了。案件完了は別扱い |
| 進捗の把握 | 11.担当者 | 必須 | 次の照会・判断・作業を担う人 |
| 進捗の把握 | 12.進捗調査日 | 必須 | 実際に進捗を調べた日 |
| 遅れの予防 | 13.遅れ要因・懸念 | 必須 | 材料未入荷、仕様の回答待ちなどの事実 |
| 遅れの予防 | 14.次アクション | 必須 | 誰が何をするかが分かる行動 |
| 遅れの予防 | 15.次アクション期限 | 必須 | 照会・連絡・判断を終える日 |
| 遅れの予防 | 16.連絡要否・備考 | 状況により追加 | 客先連絡の要否、変更内容、補足事項 |
上の表では、現在工程と進捗状態を組み合わせて読みます。検査が終わっても、梱包や出荷が残るなら案件完了ではありません。出荷指示を書面化する進め方と最小項目の決め方も参考に、管理表の対象と今回の出荷数量・指示を対応させてください。分納では、出荷済みと残りの数量を分けて扱います。
記入例では「次に誰が動くか」まで具体化する
「対応中」だけでは、誰からの回答を待ち、次に誰が動くかが読み取れません。そこで、今の工程、止まっている理由、相手、次の行動を分けて書きます。下の表は架空の書き方の例であり、実際の進捗や標準日数を示すものではありません。
| 管理番号 | 特急区分 | 現在工程・状態 | 遅れ要因・懸念 | 次アクション | 次アクション期限 | 進捗調査日 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 記入例-01 | 通常 | 加工／進行中 | なし | 加工完了後の検査予定を検査担当へ聞く | 社内判断期限 | 実際に状況を調べた日付を記入 |
| 記入例-02 | 特急 | 検査／判断待ち | 検査順番の回答が未着 | 検査担当へ当日の検査可否を聞く | 当日 | 実際に状況を調べた日付を記入 |
| 記入例-03 | 通常 | 材料待ち／回答待ち | 材料未入荷 | 仕入先へ入荷予定と分納可否を聞く | 設定した照会期限 | 実際に状況を調べた日付を記入 |
上の例で材料待ちなら、仕入先へ入荷日や分納の可否を聞き、その回答から担当者が工程への影響を判断します。「材料未入荷」「外注先から完成見込みの回答なし」など、分かっている事実と未判明のことを分けてください。進捗を調べた日が古い行は、日付だけを今日へ直さず、実際の状況を聞いてから更新します。
色分けは対応の緊急度だけに使う
色は、担当者や工程の種類を同時に表すより、対応を急ぐ度合いに役割を絞ると読み分けやすくなります。そのうえで、「納期影響あり」「判断期限超過」などの理由を文字でも示してください。特急区分、現在工程、期限日は別に残し、色を判別しにくい場合や白黒印刷でも判断できるようにします。
| 表示 | 判定基準 | 表を見た人が行うこと |
|---|---|---|
| 赤 | 納期超過、または納期への影響が確定 | 挽回策と連絡要否を判断する担当へつなぐ |
| 橙 | 社内判断期限を超過、または当日中の調整対象 | 担当者から状況を聞き、次の対応を決める |
| 黄 | 回答取得・手配が未完了で、対応期限にかかる | 次アクションと期限を入れる |
| 無色 | 通常管理の範囲 | 定例の更新を続ける |
| 灰 | 案件完了または取消処理完了 | 所定の完了条件を満たした行を履歴へ残す |
上の表の赤や橙は、作業を無条件に割り込ませる指示ではなく、担当者が影響と対応を判断する目印です。黄へ切り替える時点も、材料、外注、加工、検査、出荷で回答や手配にかかる日数から決めます。実際に対応できたかを見返し、判断期限が遅すぎる工程と、過度に早い工程を分けて見直しましょう。
特急・遅延・回答待ちが重なったときの表示順を決める
特急は依頼や社内で定めた優先区分であり、遅れが起きたという結果とは違います。特急でも工程の見込みが立っていれば、区分表示を残して通常の更新を続けます。複数の条件が重なる場合は、案件全体の完了を先に判定し、未完了案件は納期影響、判断期限、次の対応期限の順に扱うなど、表示の順番を決めましょう。
- 未完了案件で納期影響が判明している場合は、赤にして調整と連絡を判断する
- 納期影響が未確定で社内判断期限を過ぎた場合は、橙にして当日中の判断対象にする
- 赤・橙に該当せず、対応期限や進捗の見直し時点に達した未処理案件は黄にして担当へ依頼する
- 上記に当てはまらない特急案件は、特急区分列の表示だけを残す
- 案件完了・取消処理完了は灰にし、残作業がないことを所定の手順で判定して履歴へ残す
上の一覧は、未完了の案件に警告色を付ける考え方を示しています。工程が終わっただけの行や、取消に伴う手配停止・材料処理が残る行は、灰色で隠さないでください。作業の優先順位が人で違うときの判断基準も参考に、色を見た人が独断で工程を入れ替えず、判断する担当へ相談する流れを決めます。
条件付き書式は手作業の判定ルールを固めてから設定する
条件付き書式は、入力された日付や状態に応じて表示を変える機能です。正しい進捗を自動で調べるものではないため、まず手作業で同じ案件を判定し、どの色になるかを比べましょう。客先納期までの残日数と社内判断期限までの残日数は別に持ち、暦日か稼働日かも区別します。
判定順の例は、案件完了または取消処理完了なら灰、未完了で納期超過や納期影響が判明していれば赤、その次に社内判断期限を過ぎた案件を橙、次の対応期限が当日以前で未処理の案件を黄とするものです。日付が空欄の行は日数比較から外しても、「未確定・要照会」として担当と回答期限を残し、通常扱いにしません。納期が未確定でも影響が判明していれば赤にするなど、空欄、文字入力、条件が重なる行を実際に試し、使用するソフトのルール順に合わせて設定してください。
毎朝5分を目安に対応案件を選ぶ手順
毎朝5分を共有時間の目安にする場合も、調査や工程調整をその時間だけで終えるという意味ではありません。下の順番で、急ぐ判断と担当を選び、詳しく調べる作業は期限を付けて引き継ぎます。異常や納期への影響が分かった場合は、翌朝の更新を待たずに所定の連絡へ進めてください。
- 赤と橙の行から、遅れ要因、次の対応、連絡の担当と期限を選ぶ
- 進行中・判断待ちの行から、情報が古い案件を選んで担当者へ聞く
- 当日が対応期限の行を担当者別に並べ、未実施と実施済みを分ける
- 納期・数量・仕様の変更は、合意した適用範囲を基に期限・工程・次の対応へ反映する
- 短い共有では、赤橙案件、今日の判断、担当だけでは進められないことを伝える
注文変更の連絡は、変更の依頼と合意済みの条件を分けて扱います。注文変更の照合手順と手戻り防止の実務を参考に、適用が決まった内容を更新し、旧条件と変更履歴も残しましょう。調整する案件を短く共有する際は、朝礼を短くしながら情報共有を漏らさない方法を使い、未決の依頼を確定した納期へ上書きしないようにします。
表が機能しないときは項目より更新の運用を見直す
表が更新されない場合は、欄を増やす前に、情報を得た人から入力担当へ渡る流れを調べます。主担当が休むときの代理と、更新した情報の根拠も残しましょう。案件完了や取消処理完了の行は、保存の決まりに従って履歴へ移すか表示を絞ります。未出荷分、検収、取消後の処理など、自社で管理する仕事が残る行を、工程完了だけで外さないでください。
赤や黄が多くなったら、まず未対応が積み上がっているのか、判定条件が実態に合わないのかを分けます。警告を減らすためだけに期限を緩めず、実際の工程日数や連絡の時点をたどりましょう。月に一度などの区切りで、材料、外注、段取り、加工、検査、仕様の回答待ちを見返すと、表の修正と工程の改善を分けて考えられます。
受注した数量と、まだ納めていない数量も合わせて追う場合は、受注残管理表の項目と作り方｜少人数で回る最小構成を参照してください。納期管理表と受注残の対象を対応させ、分納後の残りを一覧から落とさないようにします。
よくある質問
納期が未確定の案件はどのように載せますか？
案件は一覧に残し、納期の確定状態を別の欄で「未確定」と示します。日付計算に使うセルへその文字を混ぜると判定を誤る場合があるため、日付と状態を分けてください。あわせて、回答を得る担当と次の対応期限、状況を調べた日を残し、日付が空欄でも追える対象にします。
客先から納期変更の連絡が来たら何を更新しますか？
まず依頼された変更と、社内・客先で合意した条件を区別します。適用が決まったら、客先納期、社内判断期限、現在工程、次の対応と期限を見直してください。数量や仕様も変わる場合は、手配済みの材料や仕掛品への影響を担当へ伝え、旧条件、変更の根拠、伝達先をたどれるように残します。
案件数が多くて毎日すべてを更新できない場合はどこから見ますか？
赤、橙、当日が対応期限の行、情報が古い進行中の行、納期が未確定の行から状況を調べます。ただし、通常色の案件をずっと放置してよいわけではありません。工程に合う見直し周期と担当を決め、実際の進捗を得てから日付を更新してください。
外注先や仕入先の回答待ちは誰が催促しますか？
対外連絡を担う人を次の対応欄へ書き、いつまでに何の回答を得るかを決めます。回答を催促する人と、回答から納期影響を判断する人が違う場合は、両方へつながる形で残しましょう。回答が来なかったときの相談先と、再度連絡する期限も決めると、相手待ちのまま案件が止まりにくくなります。
まとめ
まず、客先との約束、社内で判断する期限、今の工程、次の対応を同じ案件へ対応させましょう。次に、特急という区分と遅れの状態を分け、色だけでなく理由と期限も読めるようにします。運用後は、警告に対して担当が動けたか、未確定や未出荷の案件を見落としていないかをたどってください。表の入力と表示を、実際の判断や連絡へ結び付けることが狙いです。
