ラベルの貼り間違いを防ぐには、使うラベルを分けて置き、指示内容と貼付先を照合する手順を合わせます。たとえば、貼る前に1回、貼った後に1回見る場合も、前者は印刷内容、後者は実際に貼った製品や箱との対応を調べる役割です。回数をこなすだけで終わらないよう、何と何を比べるのかから決めましょう。
この記事では、出荷担当者がラベルの保管、印刷、貼付、変更時の扱いを見直す順番を説明します。まず下の表で自社の困る場面を選び、その場面で使う用品と手順を組み合わせてください。どの対策も、社内や顧客が定めた検査を省く理由にはしません。
| 状況 | 判断 | 最初の対応 | 続けて調べること |
|---|---|---|---|
| 似たラベルが並ぶ | 混在の恐れが高い | 保管場所を分ける | 台紙・ケース・置き順が混在していないか |
| 急な送り先変更が入る | 旧版の誤使用が起きやすい | 旧ラベルの使用を止める | 承認された適用版、差し替え対象、残枚数 |
| 複数人で貼る | 担当間で照合範囲が抜けるおそれがある | 担当を分ける | 誰が印刷し、誰が照合し、誰が貼るか |
| 目視だけでは不安 | 照合不足の可能性がある | 元情報と照合する方法・条件を見直す | 品番、数量、送り先が元情報と一致するか |
置き方と照合手順を、取り違えた場面に合わせて見直す
表で似たラベルが並ぶ行を選んだなら、保管区画と取り出す対象を分けます。一方、変更指示が食い違う場面なら、ケースを増やすだけでは使う版が決まりません。今の作業でどこから対応が曖昧になったかをたどり、保管・配置、照合、記録のうち直す箇所を選びましょう。
ここでは一般的な出荷ラベルや品番、送り先の表示を扱います。食品、化学品などの表示項目や、顧客指定のラベル仕様は別に満たします。本記事の例へ合わせるために、決められた表示や検査を削るのではなく、自社に適用する手順へ置き場と受け渡し方を加える使い方です。
貼り間違いが起きやすいのはどの場面か
取り違えた原因を1つに決め付けず、印刷直後、保管中、貼付直前、変更時の4場面を見ます。同じラベルでも、印刷内容は正しかったのに、貼る箱を替えたときに対応が外れることがあるためです。実物と指示が最後に一致していた時点から、その後の動きを追ってください。
印刷直後に似たラベルを取り違える
印刷した束を共通の机へ重ねると、別の品番や送り先の束が混ざる余地ができます。印刷した担当が、対象注文や品番を示した仮置きトレーへ入れ、指示と印字内容を照合してから使用場所へ渡します。トレーを替えたことだけで照合済みとはせず、対象と結果も一緒に渡しましょう。
品番違いのラベルが同じ場所に置かれる
末尾だけ違う品番や、送り先だけ違うラベルは、置き場の名前だけで選ぶと内容を見落とすおそれがあります。今使う分と予備分を区画で分け、取り出す際には注文や品番を元資料と比べます。ケースには対象と使用状態を文字で示し、置いた人以外にも区別できるようにしてください。
送り先変更や急な差し替えで旧ラベルが残る
変更の連絡が入ったら、対象となる注文や品番の作業を保留し、旧ラベルを使用中の場所から分けます。ただし、依頼を受けただけで新版が承認されたとは扱いません。変更内容と適用範囲が決まった後に、旧版の停止と新版の開始を指示し、机や台車に残った分まで調べます。
複数人で同じラベルを扱う
担当が替わる作業では、誰が印刷し、誰が元資料と照合し、誰が貼るかを作業の前に決めます。口頭の『大丈夫』だけでは、どの束まで処理したのかが次の人に伝わらないためです。対象番号と実施した工程、未処理の範囲を記録し、実物と対応させて渡しましょう。
用品はラベルを見分け、混在を防ぐ目的で選ぶ
用品は、今の手順で区別できないものを分けるために選びます。台紙の分離、置き場の固定、色による補助、コード照合の4点を候補にできますが、すべてを購入する前提ではありません。取り違えた場面に戻り、ケースだけで区別できるのか、元情報と照合する仕組みまで要るのかを比べます。
ラベル台紙や保管ケースは分けて置く
ケースやトレーは、品番、送り先、使用する版が混ざらない区切りで分けます。使用場所へ複数の束を同時に広げず、その作業で取り出す場所を1か所に決める方法もあります。ただし、場所が同じでも中身が替わるので、表示とラベルの内容を対応させてから使用してください。
色やサイズは文字による識別を助けるために使う
社内のトレーや区画なら、用途を2～3色で補助する方法があります。ただし、色だけで品番や使用可否を決めず、文字と対象番号を併記します。サイズを使い分ける場合も、指定されたラベル寸法や表示を勝手に変えず、置き場の札などで『使用可』『照合待ち』『保留』を見分けられるようにしましょう。
コードの読み取りと元情報との照合を分ける
バーコードやQRを使う場合は、読み取った値を、その注文に適用する承認済みの元情報と比較します。読み取り音が鳴ることと、正しい製品へ貼ったことは別だからです。コードに含まれない送り先や数量まで自動で合っているとは扱わず、対応する画面や帳票で残りの項目を照合します。
バーコードや2次元コードが読めない原因を参考に、印字、余白、汚れ、周囲の光、機種に合う距離や角度を調べます。読み取り条件を直した後も、取得した値と元情報の照合は残してください。『読めた』を『内容も正しい』に置き換えないためです。
貼付対象と保管ラベルを混同しない配置にする
置き場はラベルと貼付対象を区別したうえで、作業状態ごとに分けます。たとえば、ラベルを『未照合』『使用可』『使用停止』の3区画へ置くなら、製品や箱には別に『貼付前』『貼付後・検査待ち』などの状態を示します。使い終えた台紙や余剰ラベルを使用可の区画へ戻さない扱いも決めましょう。
受け取りから貼付後の検査まで、渡す条件を決める
用品が決まったら、受け取り、印刷、仮置き、照合、貼付、貼付後の検査をつなぎます。途中の状態が分からなければ、次の担当は同じ作業を繰り返すか、未実施の工程を飛ばすおそれがあるためです。各工程で見る資料と、結果を残す欄、次へ渡せる条件を手順に記します。
受け取り時は元情報を1か所に集める
元になる指示は、その注文やロットへ適用する承認済みの内容を使います。品番、数量、送り先、版などを1枚の指示書へ集める場合も、転記元と対応を保ちます。参照先を1か所からたどれるようにすることと、元資料を単に寄せ集めることは違います。どの指示を採用したかが読める状態にしましょう。
出荷指示を書面化する進め方と最小項目の決め方は、指示の受け渡しから見直すときの参考になります。転記先だけ直しても、元資料が旧版ならラベルに誤った内容を写してしまいます。印刷前に、対象注文と適用する指示を結び付けておきます。
印刷内容の照合と貼付後の検査を分ける
担当を分ける運用例では、印刷した人が1回目に元資料と印字を照合し、貼る人が2回目に対象物との対応を見ます。ただし、2回という回数だけで十分とは決まりません。別担当による検査が社内や顧客の手順で求められる場合は、同じ人が繰り返す方法で代えず、その条件を満たす担当体制にします。
変更の承認と対象を決め、旧版の停止から再開まで記録する
差し替えでは、対象の作業を止め、変更の承認と適用する注文・ロット、切替時点を記します。そのうえで旧版の使用を止め、改訂した指示とラベル、現物の対応がそろってから、権限を持つ担当が再開を判断します。旧版の置き場だけでなく、すでに貼った製品や梱包への影響も調べてください。
急な注文変更を受けたときの手順と手戻り防止の実務では、連絡の受領から再開までの流れを扱います。変更の依頼と実施の承認を分けると、ラベルだけを先に作り替えてしまう進め方を避けられます。返答待ちの対象は保留状態を維持します。
記録は口頭ではなく、短い欄で残す
記録は、対象、担当、時刻、使った指示の版、照合した内容と結果、次の処置が追える形にします。記入先は対象ごとに1つを正式な記録と決め、変更前の経緯も残してください。欄を短くするのは入力しやすくするためであり、品番や結果だけでは処置をたどれない場合は項目を補います。
貼付前後に使う照合項目の例
次の一覧は、貼る前に1回、貼った後に1回調べる運用を考える際の項目例です。貼付前は元資料とラベル、貼付後はラベルと対象物を対応させて使います。ただし、一覧だけですべての表示・検査条件を満たすとは限りません。自社や顧客の手順と照らし、対象ごとの項目を加えてください。
実際に使うときは、照合する元資料と、対象注文・ロット・箱番号を記入欄へ対応させます。数量欄も、製品個数と印刷したラベル枚数を混同しないよう単位を分けます。どちらを調べた結果なのかが後から読める形にしてから、作業者へ渡しましょう。
- 品番が元情報と一致しているか
- 送り先が対象注文へ適用する承認済みの指示と一致しているか
- 製品数量と印刷・使用するラベル枚数を、それぞれの指示と照合したか
- 版数や改訂区分が対象の注文・ロットへ適用する指示と合っているか
- 貼付先の製品、箱、伝票と内容が一致しているか
- 使用分と保管分が分かれているか
記入欄の例は、実施者／実施時刻／対象品番・注文／送り先／適用版／結果／差し戻し先です。これに、対象の箱やロット、数量などを既存の指示書と結び付けます。結果に問題があるときは、印だけで済ませず、保留した範囲と処置を判断する担当を残してください。
ミスが起きやすい切り替え時は、止める基準を先に決める
切り替えでは、どの対象を止め、何がそろえば再開できるかを先に決めます。使う版が定まらない、旧版が混在して対象を区別できない、引き継ぎの範囲が不明という場合は、その対象を保留します。急ぐ注文でも、返答期限が来たことだけで保留を解除しないようにしましょう。
旧ラベルと新ラベルが同時にあるときの扱い
新旧のラベルがある場合は、作成日が新しいものを機械的に選ばず、承認された指示と適用範囲を照合します。使用を止めたラベルは、対象番号と停止状態を示して使用場所から分けます。旧版をまだ使う対象があるなら、その対象も明示し、『旧いから全部無効』という扱いで混乱させないようにします。
変更内容が確定しないときは保留にする
電話や口頭の連絡で内容が定まらない場合は、対象への貼付を保留します。問い合わせ先はまず1つの窓口にそろえ、不在時の代行先も決めておきます。保留札には対象と理由、返答待ちの項目を残し、単にラベルを横へ置いただけで次の人が使ってしまわない状態にしてください。
貼り直しの間も対象品の識別を保つ
貼り直しは、元のラベルと対象品の対応を記録し、承認された差し替え内容がそろってから行います。新ラベルの準備前に元ラベルを一律に剥がすと、品物の識別を失うおそれがあるためです。対象を識別できる状態を保って貼り替え、外したラベルの無効化や保管・廃棄は所定の手順で扱い、枚数の不一致も残します。
少人数でも、1枚から各工程の手順をたどれる形にする
少人数で使う手順なら、置き場、担当、照合内容、変更時の保留と再開を1枚からたどれる形が候補になります。ただし、内容を1枚へ収めるために表示や検査の条件を削るのは避けます。詳細手順が別にある場合は参照先を示し、実際に担当を交代して同じ順番で進められるかを試しましょう。
少人数会社で業務手順を標準化する順番と着手基準を参考に、前後の工程へ伝える範囲も決めます。ラベルの置き場だけを変えると、前後の工程で旧い案内が残ることがあります。朝礼、引き継ぎ、指示書の参照先まで変更を伝える範囲に含めます。
朝礼と引き継ぎで同じ言い方を使う
朝礼や引き継ぎでは、注文・品番、使う版、切替時点、保留対象を同じ項目で伝えます。『今日は旧版を使わない』『左のトレーにある』だけでは、対象や場所の取り違えが残るためです。口頭説明を添える場合も、記録の対象番号を指して伝え、次の担当に受け持つ範囲を返してもらいましょう。
ヒヤリハットはミスの前兆として残す
貼る直前に取り違えへ気づいた場合も、どの品番、置き場、作業時点で起きたかを残します。本人の注意不足と結論付ける前に、似た束が並んでいたのか、指示の切替が伝わっていなかったのかを調べるためです。対策後も同じ場面で迷いが残るかを見れば、置き場や手順を直した結果を追えます。
ヒヤリハットを再発防止につなげる記録方法を参考に、どの表示を見て気づけたかまで書いてください。『間違えそうだった』だけで終わらない記録なら、他の担当にも手掛かりを渡せます。実際に起きた事実と、考えられる原因を分けて残します。
よくある失敗と見直しポイント
手順を決めた後は、そのとおり作業できているかを実物と記録から見ます。印だけが増えていても、照合した資料や対象が違えば誤りを見つけられないためです。次の3つの場面に当てはまるものがあれば、担当者の動きまで見て直す箇所を選びましょう。
ダブルチェックが名ばかりになる
2回見る手順でも、同じ思い込みのまま眺めるだけでは、1回目に見逃した内容を拾えないことがあります。貼付前は元情報と印字、貼付後は印字と現物の対応というように、比較する相手と時点を分けます。そのうえで、独立した別担当の検査を求める条件があるなら、その担当を省きません。
ラベルの置き場が増えすぎて混乱する
置き場を増やす場合は、何の状態を分ける区画なのかを文字で示します。未照合のラベル、使用可のラベル、使用停止品と、貼付前後の製品を同じ意味の『使用済み』でまとめないようにします。数を減らすことより、誰がどの条件で次の区画へ移せるかが通じるかを見てください。
項目を省く前に、重複や使いにくい順番を直す
品番、送り先、数量、版数の4項目は入口になりますが、それだけに絞ればよいとは限りません。法令、顧客、社内の仕様で定めた項目は維持し、重複記入や見づらい順番を見直します。省略が起きた欄は、なぜ使いにくいかを調べ、品質の担当と手順を変える範囲を判断しましょう。
置き場の表示が読みにくい場合は、棚番表示ラベル設計の見直し方｜迷わず探せる現場へも参考になります。棚の表示は場所を探す手掛かりとして使い、取り出したラベルの内容と指示を照合する工程へつなげます。
よくある質問
ラベルの貼り間違い対策は何から始めればよいですか？
まず、直近で迷った対象を選び、印刷内容、保管区画、貼付先のどこで対応が外れたかを調べます。束が混ざるなら区画を、使う版が不明なら変更指示を直すというように、場面に合う対策を選びます。用品の追加だけで解決したとせず、同じ条件で取り違えを検出できるかまで見てください。
バーコード照合ができない現場でも有効な方法はありますか？
目視で照合する場合も、元資料、対象物、見る項目、結果の記録を対応させる方法があります。貼付前後の2回を役割の違う工程として設計し、所定の検査条件を満たすかを判断します。ただし、バーコード照合が顧客や社内の必須条件なら、設備がないことを理由に目視へ置き換えず、担当部門へ相談してください。
旧ラベルと新ラベルが同時にあるときはどう管理すればよいですか？
まず適用する指示と対象範囲を照合し、使えるラベルと使用を止めたラベルを分けます。新旧という呼び方だけで判断せず、版、開始・停止時点、対象注文を表示します。すでに貼った箱や出荷済みの範囲に誤使用のおそれがある場合も、権限を持つ担当へ報告して対応を判断します。
ダブルチェックが形だけにならない運用の作り方は？
誰が何と何を比べるかを、作業の時点と合わせて決めます。印刷時の元情報との照合と、貼付後の対象物との対応では見るものが違うため、同じ印を重ねるだけにしません。結果、対象、担当、時刻が記録から追えるかを見て、独立した検査を求める場合は別担当の実施まで残します。
参考にした公式情報
下記の厚生労働省資料は、食品の包装・表示、化学物質の危険有害性表示、原薬の包装・ラベル管理をそれぞれ扱います。本記事の一般的な出荷作業すべてに同じ規定を当てはめる根拠ではありません。読み取り不良はデンソーウェーブとキーエンスの案内を参照し、機種ごとの説明に沿って調べます。
- 厚生労働省掲載：食品の仕入れ・販売に関する衛生管理資料
- 厚生労働省：化学物質の表示を扱う「ラベルでアクション」
- 厚生労働省：原薬GMPのガイドライン（包装・識別表示等）
- バーコードが読めないのは？｜基本の使い方｜スキャナ FAQ
- よくあるご質問 コードが読めない原因
まとめ
ラベルの貼り間違い対策は、対象と適用する指示を結び付け、ラベルの保管、照合、貼付、記録をつなぐところから進めます。まず1枚の手順から、各工程の参照先と担当をたどれる形にしてみましょう。切替時の保留や貼り直しでは現物の識別を保ち、実際の作業と記録から見直す箇所を決めてください。
